Assistant/e de direction au sein du Pôle Ville-Hôpital (département « Virage ambulatoire ») H/F

Description du poste

Versant

Fonction Publique d’Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Domaine et Métier

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L’USAGER – Assistante/Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant/e de direction au sein du Pôle Ville-Hôpital (département « Virage ambulatoire ») H/F

Activités essentielles

1. Sous la responsabilité directe de la Direction du Pôle Ville-Hôpital :

L’assistante/assistant (H/F) de direction joue le rôle d’interface avec l’ensemble des départements du Pôle, des secrétariats de la DOS, de l’Agence (siège et délégations départementales), ainsi qu’avec les partenaires institutionnels.

– Organiser et sécuriser le traitement des informations internes et externes du pôle (enregistrement et suivi du courrier, suivi des parapheurs, accueil et gestion des appels téléphoniques, consultation BAL générique, respect des échéances…)

– Assurer le suivi de la gestion du personnel (planning des congés, suivi des absences…) et des besoins du pôle (commandes de fournitures, logistique…) ;

2. Sous la responsabilité du responsable du département « Virage ambulatoire » :

– Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, conférences téléphoniques, visioconférences et réservations des salles,

– Vérifier la forme des productions (courriers, notes, arrêtés, conventions …),

– Assurer la diffusion des notes/informations, la notification des courriers/décisions, le cas échéant la publication au recueil des actes administratifs (RAA).

Appui au département, en participant à la gestion de dossiers/sujets spécifiques :

– Gestion et suivi des appels à projet (réception et complétude des dossiers, reporting …), organisation des comités de sélection,

– Organisation logistique des différents comités d’experts / réunion de réseau de professionnels / évènements régionaux,

– Coordination administrative des conventions (FIR : fond d’intervention régional),

– Participation à l’organisation, à la rédaction et au suivi des revues annuelles de contrats des dispositifs spécifiques régionaux, 

– Appui à la rédaction des comptes rendus de certaines réunions internes et externes (réunion de département par exemple),

– Participation à l’élaboration, la production des outils du département.

Dans l’intérêt du Pôle et à titre temporaire, il pourra être demandé à l’agent d’assurer d’autres missions non prévues expressément par sa fiche de poste.

Descriptif de l’employeur

Créée en avril 2010, l’Agence régionale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social.

La Direction de l’offre de soins (DOS) de l’ARS d’Ile-de-France regroupe l’ensemble des missions de l’Agence tendant à organiser, orienter et réguler l’offre de services de santé.

Afin de répondre aux objectifs et aux enjeux définis par la Stratégie de transformation du système de santé et par le Projet Régional de Santé, la DOS est composée de trois pôles : « Ressources Humaines en santé », « Efficience » et « Ville-Hôpital ».

Le pôle Ville-Hôpital est chargé de la définition, de la mise en œuvre et du suivi de la stratégie de l’Agence, à la fois sur le champ des soins de ville et sur celui de l’hôpital. Il organise et régule l’offre de soins en s’assurant notamment de son efficience et de sa bonne répartition sur le territoire régional, dans une logique de décloisonnement entre les deux modes de prise en charge, de façon à favoriser le parcours de soins du patient.

Il comprend 5 départements : « Organisation des soins de ville », « Contractualisation et autorisations », « Virage ambulatoire-parcours », « Qualité/Pertinence » et « Soins non programmés ».

Temps plein

non

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Statut du poste

Vacant

profil recherché

Savoir

Savoir-faire

Savoir-être

Temps de travail

Temps complet

Date du début du contrat

01/08/2022

Rémunération

*