Un.e assistant.e de direction auprès de la DG (H/F) (Cadre d’emplois des Rédacteurs – catégorie B) est recherché.e pour la Direction Générale
Au sein de la direction générale (DG) de la mairie de Bagneux, l’assistant.e de direction accompagne les cadres de DG dont il/elle est référent.e dans l’organisation quotidienne de leur travail. Il/Elle contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance administrative. Il/ Elle est hiérarchiquement rattaché.e à la directrice de l’administration générale et fonctionnellement aux membres de la direction générale qu’il/elle assiste, en binôme avec l’autre assistant.e de la DG.
ACTIVITES :
Gérer les agendas, planifier et organiser des réunions et rendez-vous, ainsi que la tenue des instances pilotées par la DG (comités de direction, comités techniques,…) ;
Rédiger et diffuser les ordres du jour des réunions, les convocations et documents préparatoires aux réunions dans les délais de prévenance requis ;
Assurer l’organisation logistique et matérielle des réunions et le cas échéant préparer les déplacements professionnels nécessaires ;
Rédiger ou formaliser des comptes rendus et assurer le suivi des réunions (transmission des comptes rendus et suivi des décisions) ;
Prendre des notes, rédiger des documents (notes, courriers, courriels) et mettre en forme tous supports écrits (courriers, supports de présentation) ;
Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des documents et dossiers ;
Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier ;
Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ;
Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service (réservations, commandes de matériel…) ;
Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG ;
Etre le/la correspondant.e intranet du service de communication interne pour la direction générale.
PROFIL REQUIS :
Titulaire d’un diplôme de niveau bac ou diplôme homologué au niveau IV
Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales
Aisance en communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de bureautique ; logiciels métiers : SIGF, SIRH, gestion du courrier, administration numérique, …) et utilisation des outils collaboratifs (partage de documents, travail à distance, …)
Capacités d’adaptation, à prioriser et à prendre des initiatives
Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
Discrétion et strict respect des règles de confidentialité
