CDI

Assistant.e de direction (h/f)

Publié il y a 2 semaines par Fédération des acteurs de la solidarité
null, Hauts-de-France
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Description du poste

L’Inter Réseaux IAE Hauts-de-France (IRIAE HdeF) regroupe les 8 associations régionales (*) en relation avec les 460 structures d’Insertion par l’Activité Economique (SIAE) de la région.
L’IRIAE HdeF contribue auprès les partenaires de l’Etat et des collectivités au Pacte d’Ambition pour l’Insertion par l’Activité Economique en région et s’inscrit dans le cadre de la stratégie du Comité Régional de l’Inclusion dans l’Emploi (CRIE).

L’IRIAE HdeF compte aujourd’hui 18 salariés et recherche une assistante de direction pouvant être mobilisée sur les aspects RH pour assurer le secrétariat du directeur basé à Boves (80) et l’assister dans la gestion administrative et son organisation quotidienne. L’assistante devra également s’attacher à répondre aux besoins du directeur adjoint basé à Lille (59). Elle collaborera avec l’équipe des salariés de l’association en particulier avec la chargée de mission administrative et financière, la comptable, la chargée de mission communication, …. Les missions et tâches ci-dessous devront s’articuler en complémentarité avec les autres intervenantes en charge des fonctions supports de l’association.
Le poste est à pourvoir suite au départ en retraite de la personne en poste, programmé le 30 septembre prochain, une période de tuilage indispensable est à prévoir sur les mois de juillet, août et septembre, à organiser en tenant compte des périodes de congés.

Missions et tâches :

Sous l’autorité hiérarchique du directeur en relation régulière avec le directeur adjoint :

  • Accueil physique et téléphonique
  • Editer, gérer et/ou transférer les mails (regrouper les « envois/réponses » et/ou un même sujet)
  • Traiter les informations et mettre à jour les supports (organigramme, listes des membres du CA, du Bureau de l’association, …)
  • Enregistrer le courrier et les factures reçues
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe
  • Saisir les tableaux de bord des véhicules
  • Réaliser les commandes de fournitures de bureau (comparatif de prix avec 3 fournisseurs différents une fois par an sur tableau Excel), l’approvisionnement de consommables et vérifier la conformité des livraisons jusqu’aux facturations
  • Organiser l’accueil café et la préparation de réunions (dossiers et copies de documents), et anticiper une commande de plateaux repas
  • Rédiger des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, PV, notes, mise en forme de documents, …)
  • Gérer diverses tâches administratives telles que le classement, l’archivage, les plannings (affichages) des véhicule de service / congés / salle de réunion, la constitution et la tenue des dossiers du personnel, la rédaction de courriers et/ou de contrats, le suivi des congés du personnel (plannings au fil de l’eau sur l’année)
  • Participer aux modalités de recrutement du personnel avec possibilité de missions RH étendues
  • Être l’interface entre la direction et les différents services de l’association (collaborer avec le personnel pour la relecture/corrections de documents, de conventions, etc… et au renvoi des documents officiels sous plis affranchis souvent en RAR nécessitant déplacement à la poste)
  • Regrouper les justificatifs de dépenses mensuelles de la direction (tickets de cartes bancaires et tickets de caisse)
  • Mise au parapheur des documents à faire signer au Président, à la Trésorière, au Président délégué, suivi des retours pour ventilation aux services concernés
  • Copie des courriers (tout type) à envoyer pour classement chrono (numérisation selon le dispositif) et affranchissements
  • Qualités et compétences :

  • Capacité à redéfinir et à réorganiser les priorités quotidiennement
  • Technique rédactionnelle (orthographe et grammaire irréprochables)
  • Réactivité dans la saisie de documents (sous la dictée notamment)
  • Capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress
  • Discrétion indispensable
  • Très bonne présentation et expression orale
  • Rigueur, dynamisme, ponctualité
  • Sens de l’organisation et du contact (esprit d’équipe)
  • Maîtrise des logiciels de bureautique
  • Profil recherché :

  • BTS Assistant de direction ou équivalent avec expérience d’au moins 5 ans
  • Caractéristiques du poste :

  • CDI à pourvoir courant juillet, période d’essai de 1 mois renouvelable
  • Convention collective de la formation du 10 juin 1988 n° 3249
  • Horaire hebdomadaire 35 heures (répartition à définir en commun, possibilité d’une demi-journée non travaillée)
  • Rémunération : selon expérience, convention collective, et politique salariale de l’association dans la classification non-cadre, assistante administrative
  • Poste basé à Boves (site de gestion) ; des déplacement sont à prévoir à Lille au siège de l’association nécessitant disponibilité et souplesse (entre 1 à 2 jours par semaine selon les besoins de l’activité)
  • (*) Liste des 8 associations régionales membres de l’IRIAE HdeF :

  • CHANTIER école Hauts-de-France
  • COORACE Hauts-de-France
  • FAS Hauts-de-France
  • FEI Hauts-de-France
  • URAI Hauts-de-France
  • URIAE Nord Pas-de-Calais
  • URIOPSS Hauts-de-France
  • URQA
  • Il y a 2 semaines
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