CDI

Assistant.e de Direction (H/F) – Agence d’Architecture

Publié il y a 2 mois par ArchiBat RH
Paris, Île-de-France
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Description du poste

À propos

Ce cabinet, fondé en 1919, est une SAS qui exerce conjointement l’activité d’Architecture et d’Administration de Biens (Syndic de Copropriété – Gérant d’Immeubles) et compte une équipe de 6 salariés.

Descriptif du poste

Afin d’appuyer le directeur du cabinet dans la gestion administrative, Archibat recherche :

Une. Assistant.e de Direction

Vos missions seront les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique (standard 4 lignes) des clients et fournisseurs, prises des messages, orientation vers services concernés ;• Secrétariat courant : gestion des courriers entrant et sortant, notes et compte-rendu, classement et archivage des documents dématérialisés ou non ;• Gestion administrative des dossiers salariés (arrêt maladie, visites médicales, tickets restaurants, note de frais…), et dossiers sociaux en lien avec le cabinet comptable externe ;• Suivi des prestataires (entreprise de ménage, informatique, téléphonie…) ;• Gestion des fournitures du Cabinet (commandes, achats) et des fournisseurs et contrôle des factures des fournisseurs ;• Utilisation de fonctions simples sur le logiciel d’administration de biens ICS pour obtention de données simples ;• Établissement avec modèle de CDD des gardiens d’immeuble et remplacements ;• Gestion sous Excel de la caisse espèces du Cabinet pour petits achats et remboursement des frais du personnel ;
• Organisation, gestion et suivi des rendez-vous nécessitant disponibilité de plusieurs personnes du bureau ; gestion des calendriers partagés ;• Établissement des règlements par chèque des fournisseurs, signés par la direction ;• Gestion des remises de chèques ;
• Suivi de l’évolution des méthodes, matériels, et pratiques, pour proposition de matériel et d’organisation ;• Établissement de la facturation des honoraires sur Excel et suivi de paiement, avec différenciation par secteur d’activité ;• Suivi des prospections ;
• Animation du site internet le cas échéant ;• Préparation des factures et documents pour rendez-vous comptable mensuel ; échanges avec le cabinet comptable extérieur ;• Elaboration et suivi des tableaux de bords des honoraires ;• Récolement mensuel des factures pour paiement, copie et classement à la suite ;• Suivi RH : récolte des informations mensuelles (congés, absences) et transmission au comptable en vue de l’élaboration des feuilles de paie ;• Établissement sur Excel des notes de frais de l’Architecte ;• Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous, relances et suivi.
• Organisation du planning des rendez-vous de chantier ;• Dépouillement des appels d’offre des entreprises ; Analyse sur divers tableaux Excel croisés avec calculs automatiques ; Établissement de tableaux de synthèse avec simulations de budget de travaux ;• Saisie de documents sous dictée et avec fichiers audio transmis. Lettres, rapports, compte rendu de visites, de chantier, …• Prises de notes et établissement de courriers simples à partir d’instructions générales et synthétiques ;
• Etablissement des contrats de maitrise d’ouvrage• Gestion administrative des chantiers, établissement des déclarations préalables et permis de construire, collecte des attestations d’assurance, constitution des dossiers d’assurance Dommage Ouvrage, établissements des déclarations d’ouverture de chantier, comptes-rendus de chantier, procès-verbaux de réception de travaux, …• Gestion économique des chantiers, réception et organisation de la facturation des entreprises, controle pour soumission à l’architecte pour accord• Tenue sur Excel d’un tableau de bord pour chaque chantier, synthétisant les marchés, les balances financières et les règlements ; mise à jour permanente pour analyse synthétique des sommes engagées et payées.• Le cas échéant, insertion des factures des entreprises dans le logiciel de validation interne de gestion des immeubles• Déclaration annuelle de l’assurance MAF pour l’activité d’architecture en collaboration avec l’architectes, suivi éventuel des sinistres

Profil recherché

Personne rigoureuse, autonome et capable de s’adapter à un poste polyvalent avec un esprit d’équipe, et ayant occupé des fonctions similaires.
Capacité à suivre l’avancement général de plusieurs dossiers en même temps, Polyvalence, Goût et Maitrise des outils informatiques dont le pack Office. Excellente maitrise d’Excel et Word.

Poste à pourvoir immédiatement en CDI à temps plein, tickets restaurant, mutuelle – Convention collective des cabinets d’architecture.

Il y a 2 mois
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