ASSISTANT/E DE GESTION (H/F)

L’Assistante de Gestion a pour mission générale de garantir une bonne gestion du pôle administratif de la société et de venir en soutien à l’ensemble des services de la société MIDILEV.

Pour se faire, l’Assistante de Gestion assure :

– Le secrétariat général et l’accueil de la société,
– L’assistance commerciale, technique et de Direction de l’équipe MIDILEV,
– La gestion des stocks,
– La gestion administrative des SAV,
– La gestion des garanties,
– La gestion des transports,
– La promotion de la société MIDILEV,
– La recherche en matière d’innovation.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1/ Accueillir

– Répondre aux appels entrants, orienter les appels vers les bons interlocuteurs,
– Accueillir les visiteurs, leur communiquer les premiers renseignements,
– Créer les fiches prospects,
– Transférer les demandes de SAV sur Dropbox,

2/ Assurer le secrétariat général de la société

– Réceptionner les mails, les transférer aux bons interlocuteurs, rédiger des réponses,
– Réceptionner le courrier, les colis et effectuer les envois postaux,
– Rédiger des courriers ou envoyer des documents : relances, lettres accompagnatrices, documents techniques, envoi de DOE ( ),
– Archiver et organiser le suivi des dossiers (en version papier et/ou numérique),
– Numériser les pièces, accompagner la dématérialisation et digitalisation de MIDILEV,
– Créer des tableaux de suivi d’activité,
– Gérer les commandes de fourniture.

3/ Assister l’équipe commerciale

– Renseigner et actualiser le fichier clients,
– Notifier les différentes demandes qui parviennent à l’Entreprise,
– Distribuer les demandes selon les zones géographiques,
– Préparer les dossiers d’appels d’offres,
– Envoyer les appels d’offres par voie dématérialisée et suivre leur avancement,
– Actualiser au besoin les pièces complémentaires pour les appels d’offres.

4/ Assister l’équipe technique

– Prendre les rendez-vous des tournées SAV (entretiens, dépannages),
– Organiser les déplacements professionnels des techniciens (réservation des hôtels).

5/ Assurer le lien avec les transporteurs

– Identifier les transporteurs partenaires,
– Négocier le prix des transports,
– Effectuer les demandes de prix en joignant la packing list adressée par Xavier ou FA.

6/ Gérer les garanties

– Enregistrer l’appareil dans la base parc machines installées,
– Renvoyer les données de pose au constructeur,
– Réceptionner et enregistrer le certificat de conformité et certificat de garantie,
– Envoyer aux clients les certificats de conformité et de garantie.

7/ Assurer la gestion administrative du SAV

– Prendre en compte les demandes de SAV,
– Transmettre les demandes de SAV,
– Facturer les pièces de rechange et les interventions,
– Effectuer les demandes de remboursement auprès des constructeurs,
– Renvoyer aux constructeurs les pièces défectueuses,
– Prévenir les clients des dates d’intervention,
– Notifier les interventions dans le fichier clients.

8/ Participer à la gestion du stock

– Gérer informatiquement le stock sur SAGE
– Gérer l’affectation des pièces, la rotation du stock, suivre les pièces ou garanties
– Commander les pièces,
– Participer aux inventaires.

9/ Effectuer des tâches comptables

– Assurer les rapprochements entre règlements et facturations,
– Assurer le transfert en comptabilité,
– Transférer les factures en comptabilité,
– Effectuer les facturations aux clients,
– Valider les factures clients et les leurs envoyer,
– Suivre les règlements des clients et effectuer les relances nécessaires,
– Saisir les stocks,
– Rapprocher la facture du bon de livraison pointé,
– Effectuer le point des soldes de banques,
– Enregistrer les OD,
– Suivre les justificatifs de déplacements et frais professionnels par voie dématérialisée et les rapprocher aux comptes bancaires.
– Gérer les Banques.

10 / Participer à la Cellule Innovation MIDILEV une fois par trimestre

Établir, mettre à jour un dossier, une base de données

Faire preuve de rigueur et de précision