CDI

Assistant en gestion administrative RH H/F

Publié il y a 2 semaines par IRD
Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur
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Description du poste

Organisation – Esprit d’équipe – Curiosité

La structure que vous allez rejoindre

L’Institut des Géosciences de l’Environnement (IGE) est un laboratoire public de recherche sous les tutelles du CNRS, l’IRD, l’Université Grenoble Alpes (UGA) et Grenoble-INP qui travaille sur les changements climatiques et l’anthropisation de notre planète dans les régions polaires, de montagne et la zone intertropicale, régions particulièrement sensibles et aux enjeux sociétaux majeurs. Il rassemble environ 270 personnes dont 155 membres permanents (chercheurs.es, enseignant.es-chercheurs.es, ingénieur.es et technicien.nes) et environ 100 personnels en contrat à durée déterminée (doctorant.es, chercheurs.es et IT). Le laboratoire accueille également chaque année plusieurs dizaines de stagiaires et visiteur.ses scientifiques. Le laboratoire est installé sur deux sites du campus universitaire de Grenoble (bâtiments Glaciologie et OSUG-B – Maison Climat Planète). L’IGE constitue l’un des principaux laboratoires de l’Observatoire des Sciences de l’Univers de Grenoble (OSUG), une structure fédérative de l’INSU. Le poste est basé à Saint-Martin-d’Hères.

Une mission attractive

Sous la responsabilité de la responsable administrative adjointe et responsable du pôle RH, vous gérez les dossiers des personnels de l’unité appartenant aux équipes relevant de votre portefeuille.

Vos activités consistent à :

Relevant de votre portefeuille d’équipes : 

  • Assurer la gestion des personnels : préparer et suivre les dossiers pour le recrutement et l’accueil des personnels titulaires, non permanents, stagiaires et visiteurs scientifiques pour un portefeuille d’équipes
  • Préparer et suivre les dossiers pour l’accueil des contractuels (qu’ils soient rémunérés par l’une de nos tutelles ou qu’ils soient boursiers étrangers)
  • Etablir les conventions de stage et dossiers de versement des gratifications
  • Préparer et suivre les dossiers pour l’accueil de visiteurs scientifiques
  • Préparer les conventions d’accueil des personnels et invités étrangers
  • Assurer le suivi des congés annuels / CET des agents, arrêts maladie, télétravail, cartes de cantine, demandes de cumul de fonction …
  • Suivre les carrières et éléments de la vie professionnelle des agents titulaires
  • Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle
  • Participer à la mise en œuvre et à la gestion des recrutements dans le cadre du label européen HRS4R (aide à la rédaction des profils de poste, diffusion des offres d’emploi, participation aux auditions…)
  • Conseiller les personnels en matière de recrutement et accueil de personnels
  • Assister aux réunions du pôle RH, du service administratif et des tutelles
  • Assister une à deux fois par an aux réunions des équipes scientifiques afin de communiquer sur la réglementation RH et la bonne conduite à tenir en termes de recrutement et d’accueil de personnel
  • Mettre à jour les bases de données en lien avec l’activité
  • Classer et archiver les documents
  • Transverses à la cellule RH :

  • Coordonner l’activité de la cellule RH en matière d’accueil des stagiaires (formation sur la règlementation, supervision du traitement des dossiers, suppléance en cas d’absence…)
  • Organisation de la communication relative à l’accueil et la gestion des stagiaires (à destination des personnels de l’unité et/ou en interne au sein de la cellule RH) concernant les évolutions règlementaires, ou de procédure
  • Répondre aux enquêtes tutelles concernant les stagiaires
  • Participer à la mise en œuvre d’outils et procédures utiles à la cellule RH
  • Assurer la continuité de service
  • Votre future équipe

    Vous réaliserez vos missions sous la responsabilité hiérarchique de Valérie LANARI, au sein du service administratif, piloté par Carole Bienvenu. Le pôle RH de l’IGE est composé de 4 personnes, 3 gestionnaires RH (2.4 ETPT) et 1 apprentie en Bac Professionnelle gestion administration (fin de contrat mi-septembre 2022). L’IGE étant réparti sur 2 sites distants (500 m.), vous serez amené à effectuer une permanence de proximité pour les personnels, sur les 2 sites (80% MCP et 20% Glaciologie).

    Le profil que nous recherchons

    Vous avez développé les compétences suivantes :

  • Connaître la législation et les procédures applicables dans le domaine de la gestion RH d’un laboratoire (cumul de fonctions, arrêt de travail, restauration, attestations)
  • Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative
  • Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité du laboratoire, mais également des tutelles
  • Connaître la réglementation et les procédures liées au suivi de la carrière des personnels
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes, externes (tutelles) et au contact du public
  • Compréhension et pratique de la langue anglaise pour le dialogue avec les personnels étrangers (Niveau A2).
  • Maîtriser l’outil informatique, les logiciels courants de bureautique (word, excel) et les outils de communication électronique
  • Vous détenez une formation de niveau 5 en gestion administrative/gestion RH, avec un sens de la communication ainsi qu’un fort esprit d’équipe. Vous êtes organisé, rigoureux et savez gérer les priorités. Votre curiosité vous amène à rechercher l’information, vérifier et classer celle-ci. Vous savez alerter votre hiérarchie et rendre compte de l’avancée des dossiers. Enfin, vous possédez un sens de la confidentialité et savez faire preuve de pédagogie.

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