Assistant(e) administratif(ve) à la direction éducation enfance

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travailNon complet, 28h00 hebdomadaire TélétravailNon Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Seconde la direction du pôle scolaire sur tous les dossiers de la direction, composée des services petite enfance, scolaire, enfance, restaurant scolaire ainsi que tous les projets d’animation en lien avec le pôle scolaire ;
Conçoit, administre et met à jour les outils de gestion du service : listes, outils de liaison, règlement intérieur, bases de contacts….
Conçoit et organise l’information des familles ;
Assure le secrétariat de la direction : courriers, méls, accueil téléphonique et physique, mise à jour les bases de données du pôle scolaire…
Est officier d’état civil.

Poste rattaché à : Direction Education Enfance

Poste ouvert sur les grades ou cadres d’emploi : adjoints administratifs territoriaux
Position administrative : en activité
Temps de travail : 28 heures
Horaires de travail : du lundi au vendredi + participe au roulement de la permanence du samedi
Nature du poste : titulaire
Type d’emploi : permanent
Conditions d’exercice : officier d’état civil Missions et conditions d’exercice *Activités régulières
Au titre de la direction
-Gérer et administrer le portail familles : ouverture/clôture des activités ; montée pédagogique ; création/validation des dossiers ; mise à jour des quotients familiaux ; mise à jour des dossiers familles…
-Informer, former et accompagner à son utilisation les familles et les services.
-Concevoir et développer des outils de gestion afin de faciliter l’accès au portail.
-Etablir la facturation aux familles en lien avec le service Finances ; établir et suivre les documents justificatifs demandés par les familles.
-Organiser, gérer et développer les outils d »information et de communication avec les familles.
-Être l’interlocuteur technique du prestataire du portail : suivi des mises à jour du portail, relevé des dysfonctionnements…
– Courriers et comptes-rendus divers
– Gérer les plannings de rendez-vous : convocations, comptes-rendus et suivi des décisions (RV familles ; entretiens professionnels…)
– Suivre les conventions en vigueur, préparer les nouvelles conventions.
– Venir en soutien des responsables de services pour le développement d’actions passerelle Petite enfance/Enfance et Enfance/Jeunesse
– Assurer le secrétariat du service (courriers divers)

Au titre de la petite enfance
– En relation avec la coordination du RPE, des directions d’écoles et des responsables de service, structurer un relais d’information en direction des familles
– Au titre de l’enfance
– Etablir les déclarations CAF et MSA
– Suivre le tableau de bord financier / recettes – versement des prestations de service CAF/MSA
-Etablir le bilan quantitatif CEJ/CTG

Au titre du secteur scolaire
*Restaurant scolaire
-Suivre le dossier Agrimer – demande de subvention Europe
-Préparer et suivre l’appel d’offre – marché de fournitures de repas.
-Ecoles
-Administrer les relations avec le service de transports scolaires de la CCSRA : collecte de l’information, organisation de sa diffusion auprès des familles…
-Faire le lien avec les directions d’écoles ; orienter les familles….
-Courriers divers dont le suivi des dérogations scolaires et des facturations de frais de scolarité
*Activités secondaires (renfort)

Au titre de l’état civil
-Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès…)
-Etablissement, vérification et suivi des dossiers de mariage, de Pacs et des livrets de famille (remise, vérification, enregistrement du dossier, publication, calendrier)
-Enregistrement des mentions (actes de notoriété, pacs, mariage, décès, changement de régime matrimonial) sur les livrets de familles
-Réponse aux demandes des notaires et particuliers
-Recensement citoyen (inscription et envoi des mises à jour)
-Délivrance des documents administratifs (livret de famille, attestation, décès, duplicata…)
-Suivi et mise à jour des listes électorales : inscriptions, radiations, changement d’adresse
-Envoi des cartes d’électeur
– Organisation des scrutins
– Suivi des jurys d’assises
-Au titre de l’accueil général dans le cadre du roulement du samedi matin
-Tenue du standard
-Accueil et information du public
-Remise des dossiers administratifs concernant la demande (logement, téléassistance, baptême civil, mariage, Pacs, extension de réseaux…)
-Prise des messages et/ou des rendez-vous pour les services
-Traitement du courrier (envoi et départ) et méls Profils recherchés Polyvalence, disponibilité et adaptabilité, devoir de confidentialité, de réserve et de neutralité
Travail le samedi 1 sur trois dans le cadre d’un roulement
Application des consignes de sécurité relative à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
Surveillance et contrôle des accès à la mairie
Prise en compte des nouvelles pratiques liées au développement durable, à l’informatisation et à la dématérialisation des procédures.