Assistant(e) administratif(ve) à la Direction technique -H/F

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s’agit d’un remplacement d’un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d’absence de l’agent remplacé. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l’emploi L’Onde recrute le poste d’Assistant(e) administratif(ve) à la Direction technique car nous avons effectué une mobilité interne dans un autre service.
Cet agent sera sous l’autorité du Directeur technique et travaillera en collaboration avec le Régisseur général et les régisseurs tels que le plateau, le son et la lumière. Missions / conditions d’exercice Sous l’autorité du Directeur technique :

Gestion administrative
-Secrétariat administratif de la Direction technique : accueil téléphonique et physique, tenue des agendas, gestion des rendez-vous et préparation des documents nécessaires, collecte des besoins et éléments techniques des spectacles accueillis
-Mettre en forme divers documents tels que la rédaction de courriers, de conventions de prêt et d’emprunt de matériels, de prise de notes
-Assurer le suivi administratif des contrats des personnels intermittents et vacataires : transmettre au service des ressources humaines les informations nécessaires à la production de la paie, suivre les modifications et l’édition des plannings, effectuer la vérification des heures prévisionnelles et réelles
-Gérer le calendrier des formations réglementaires et des recyclages pour le personnel technique
-Suivre le planning du personnel technique permanent (temps de travail, astreintes, heures supplémentaires…)
-Centraliser les demandes de congés des agents
-Diffuser les informations au service et aux agents
-Classer et archiver les pièces traitées
-Aider ponctuellement d’autres services lors d’un surcroit de travail (mise sous pli, secrétariat)
-Effectuer toutes autres tâches connexes au poste

Gestion comptable et financière
-Aider à la préparation du budget du service et suivre son exécution budgétaire en lien avec le service Administration
-Demander des devis, saisir les bons de commande du service, contrôler les factures fournisseurs et effectuer les relances
-Centraliser les besoins en fournitures bureautiques du service Profils recherchés COMPÉTENCES

Théoriques : Maîtrise des techniques du secrétariat

Techniques : Word, Excel, Régie Spectacle, CIRIL Finances

Qualités requises : sens de l’accueil, rigueur et organisation.