Assistante administrative

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Pôle d’affectation : Pôle opérationnel
Service d’affectation : Secrétariat polyvalent
Lieu d’affectation : Service Informatique, Sports, Tourisme et Culture
Rattachement hiérarchique (N+1) : Responsable Service informatique
Cadre d’emplois : Adjoint administratif
Grades : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe
Niveau minimal de diplôme requis : Bac – BTS Secrétariat de direction ou équivalent Missions / conditions d’exercice Activités administratives :
-Saisie de courriers et documents administratifs,
-Classement, archivage,
-Accueil téléphonique et physique du secrétariat.

Activités techniques :
-Organisation des fiches d’intervention des services communs et de demandes internes,
-Tenue des tableaux de bord,
-Suivi des congés du personnel.

Activités de gestion :
-Gestion des fiches intervention des services communs,
-Gestion des demandes internes,
-Gestion des lignes de crédits et nomenclature m14,
-Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire,
-Gestion des devis auprès des fournisseurs,
-Réaliser les engagements comptables et bons de commandes,
-Vérifier les imputations comptables,
-Valider les factures après vérification et transmettre pour paiement au service finances,
-Gérer les litiges avec les fournisseurs,
-Connaitre les techniques et règles de classement et d’archivage,

Temps de travail : 1 607 heures par an
Astreintes : néant
Polyvalence : oui Profils recherchés Savoir :
-Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
-Techniques de secrétariat
-Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
-Fonctionnement de l’internet
-Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
-Notion de comptabilité analytique
-Connaitre les notions fondamentales des collectivités territoriales
-Connaitre le fonctionnement du logiciel Ciril
Savoir-faire :
-Maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte Word, tableur Excel, base de données ainsi que le logiciel comptabilité Ciril,
-Accueil physique et téléphonique du public,
-Traitement et saisie de documents,
-Gestion de l’information, classement et archivage de dossiers,
-Planification et suivi,
-Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe.
Savoir-être
-Organisation, méthode, rigueur,
-Courtoisie,
-Discrétion, confidentialité,
-Esprit d’équipe,
-Dynamisme,
-Initiative, autonomie,
-Sens du service public,
-Nécessité de représenter l’image de la collectivité