Assistante administrative de gestion des instances (F/H)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui ManagementNon Descriptif de l’emploi Le service départemental d’incendie et de secours de la Moselle recherche pour son bureau de la coordination administrative une assistante administrative de gestion des instances (F/H). Missions et conditions d’exercice Gestion des instances :
Assurer le traitement dans KDélib de l’ensemble des instances du SDIS (traitement des rapports et des délibérations, transmission aux élus, saisie des votes et des présences, transmission au contrôle de légalité, élaboration du Recueil des Actes Administratifs, archivage numérique, diffusion des PV…) ;
Assurer la logistique lors des instances ;
Préparer l’affichage règlementaire ;
Versement sur l’intranet des rapports et des décisions et mail d’information aux services ;
Mise à jour de l’ensemble des documents et supports de travail se rapportant aux instances .

Gestion administrative :
Vérifier, traiter et enregistrer les parapheurs et manchettes circulant en interne à l’EMD, ou à destination du Département ou de la Préfecture ;
Enregistrer et traiter les conventions de l’EMD puis transmettre une copie aux services concernés ;
Constituer des dossiers pour les réunions du PFAJ, ainsi que pour les autres Pôles de l’EMD ;
Centraliser, pour les agents du Pôle, les documents destinés aux RH. Profils recherchés Connaître l’organisation et le fonctionnement du SDIS et de ses différents partenaires ;
Connaître le fonctionnement de l’ensemble des instances du SDIS ;
Savoir évaluer une situation et le degré d’urgence ;
Savoir travailler en transversalité et en équipe ;
S’informer des changements et des évolutions ;
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie…) et les outils métier (KDélib, MAARCH, intranet…) ;
Maîtriser les règles de présentation administrative et le traitement des instances ;
Maîtriser l’utilisation de FAST et la transmission au Contrôle de Légalité ;
Savoir travailler en transversalité ;
Savoir anticiper ;
Savoir s’organiser, être rigoureux et savoir prendre des initiatives ;
Avoir le sens du relationnel et du dialogue ;
Faire preuve de discrétion ;
S’adapter aux délais contraints et aux situations de forte pression ;
Etre disponible et flexible sur les horaires (instances pouvant se dérouler en fin d’après-midi) ;
Avoir le sens du service public et de l’organisation ;
Veiller au respect des consignes hiérarchiques et des procédures.