Assistant(e) administrative (h/f)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi La Direction Générale Adjointe (DGA) du Cadre de Vie est l’une des principales directions générales de la Ville de Neuilly-sur-Seine. Forte de plus de 200 agents, sa mission principale est de mener à bien les projets relatifs à l’amélioration du cadre de vie neuilléen et à en gérer le fonctionnement quotidien : sont concernés la voirie, les espaces verts, le stationnement, l’éclairage public, la signalisation lumineuse tricolore, l’hygiène, la salubrité et la réglementation des commerces, le développement durable et la mobilité, la gestion des déchets.

Elle est pilotée par un Directeur Général Adjoint et structurée en 2 pôles chacun ayant à leur tête une responsable : le pôle espaces et domaine publics et le pôle environnement et mobilités. Le pôle environnement et mobilités comporte par ailleurs la Direction administrative et financière du cadre de vie qui constitue ainsi une direction support pour l’ensemble de la DGA.

Au sein de la Direction Administrative et Financière du Cadre de Vie, l’assistant(e) de direction est placée sous l’autorité de la Responsable Administrative. Son rôle principal est celui d’une assistante de direction polyvalente et réactive, en assistant les Responsables des pôles espaces et domaine publics et environnement et mobilités et en traitant les informations nécessaires au bon fonctionnement du pôle administratif. Missions et conditions d’exercice Assurer le secrétariat des deux Responsables de Pôle (organisation de réunions, gestion des lignes téléphoniques,…)
Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint en binôme avec l’assistante en poste
Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants pour le Cadre de Vie
Rédaction, mise en page et relecture des courriers, de notes, de courriels
Réalisation et modification de présentations Powerpoint
Rédaction des arrêtés de déménagements en binôme avec l’agent en charge de la mission
Rédaction des arrêtés + autorisations de travaux et autres (ponctuellement)
Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
Suivi des courriers adressés à la Direction Cadre de Vie et des réponses apportées
Suivi des signalements sur l’application Neuilly Voix Publique
Mise en place et suivi de la dématérialisation du courrier
Accueil téléphonique Profils recherchés Formation BAC +2/3 ou expérience similaire
Maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, Powerpoint)
Esprit d’analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles +++
Réactivité et sens de l’initiative
Rigueur, polyvalence, organisation et capacité à travailler en équipe
Discrétion