CDI

Assistante / assistant de direction – CDI Paris 6ème (H/F)

Publié il y a 2 semaines par FONDATION MAISON DES SCIENCES DE L HOMME
75006 PARIS 06
Clôture des candidatures : 29 juillet 2024
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Description du poste

Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous apportez une aide permanente à la gouvernance de la Fondation afin d’optimiser la gestion des différentes instances (directoire, COPIL, conseil scientifique, comité d’éthique.), l’activité des membres de la direction, et de manière générale l’organisation des travaux de la direction (gestion, communication). Vous intervenez également en qualité de personne ressource sur la gestion documentaire de la Fondation (gestion électronique des documents et archives).

Organisation et gestion
– Gérer les plannings et les agendas, la communication, l’accueil physique et téléphonique
– Organiser les rendez-vous et les déplacements
– Planifier et préparer les réunions (convocations, ordres du jour, réservations de salles, équipements, rédactions de comptes-rendus, .)
– Rédaction et suivi des notes de frais

Conception, rédaction, transmission de supports et documents
– Concevoir et rédiger des courriers, rapports, comptes rendus, mails, etc.
– Assurer le secrétariat pour les instances positionnées auprès du conseil de surveillance (Commission des finances et des rémunérations, Comité d’audit, lien ponctuel avec le médiateur et le référent déontologue)

Mission spécifique
– Contribuer à la mise en place de la Gestion Electronique de Documents : contribuer au paramétrage des droits, coassurer des formations et assister les différents utilisateurs notamment dans l’intégration de documents existants ou pour toute nouvelle création.

Profil attendu

Titulaire d’un bac +2 assistant manager (ou expérience équivalente), ou bien d’un diplôme universitaire en littérature ou langues, vous bénéficiez d’au moins cinq ans d’expérience dans l’assistanat de direction d’une structure, idéalement fondation, association ou établissement public, composée de plusieurs instances. Sensible au domaine des sciences humaines et sociales, vous disposez en outre des compétences suivantes :

– Maîtrise des techniques d’assistanat et de gestion administrative ;
– Bonne connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d’une structure ;
– Excellentes capacités d’expression orale et écrite ;
– Organiser le travail en fonction des priorités, planifier les activités et les échéances, savoir d’une part, anticiper les actions à mener et, d’autre part, effectuer un suivi des décisions prises ;
– Savoir organiser la logistique d’évènements physiques ou virtuels ;
– Bonnes connaissances des méthodes de classement et d’archivage ;
– Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…), dispositifs de visio-conférences, etc.

Conditions d’embauche :

Localisation : 54 boulevard Raspail 75006 Paris.
Télétravail 10 jours par mois après 4 mois de présence.
Temps complet avec 22 jours de RTT par an.
Rémunération de 28 000 € à 29 000 € bruts par an sur douze mois selon profil.

La politique de recrutement de la Fondation vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Expérience demandée

5 An(s)
Il y a 2 semaines
Clôture des candidatures : 29 juillet 2024
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