Assistant(e) de direction

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an ManagementNon Descriptif de l’emploi Vous aurez en charge de réaliser et de mettre en forme des travaux de bureautique, de suivre des projets et les activités de la direction. Vous assurerez l’accueil téléphonique et physique du secrétariat et organiserez et planifierez les réunions. Missions et conditions d’exercice Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l’exécution budgétaire de la direction
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Élaborer les ordres du jour en concertation avec le directeur,
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Profils recherchés BAC pro ou BTS gestion-administration ou expérience sur un poste d’assistant de direction
Disposer d’une bonne expression orale et écrite
Etre en capacité de définir les priorités et de gérer les urgences
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, logiciels métiers)
Savoir être, sens du contact et qualité d’écoute
Capacité d’organisation, de rigueur et de disponibilité
Discrétion professionnelle
Sens du travail en équipe