CDI

Assistant(e) de direction

Publié il y a 1 semaine par CDG31
Pyrénées-Atlantiques, Nouvelle-Aquitaine
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Descriptif de l’emploi MISSIONS DU POSTE

Assure le secrétariat de la Directrice et du service
Coordonne et gère l’archivage des dossiers du service
Gère le planning d’affichage sur le réseau municipal
Assure la rédaction des communiqués de presse relatifs aux travaux, des avis à riverains sur la thématique travaux et vie citoyenne
Assure le suivi des RH pour la direction

Missions ACTIVITES DU POSTE
Activités principales du poste :

Organiser la vie professionnelle de la Directrice communication-animation événementielle et plus largement de la Direction : agenda, prise de RDV, rappel des informations importantes, transmission des messages, organisation-des-déplacements
Suivre les projets et activités de la Direction :
– Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
– Préparer les dossiers et les RDV, travail de documentation ponctuel
– Assurer la création de fichiers
– Assurer le suivi de demande de RDV ou de dossiers
– Assurer le suivi des demandes de formations (référente auprès de la RH), stages et candidatures spontanées

Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers sur la base de la charte graphique de la collectivité, réaliser la saisie ou la correction de documents de forme et contenus divers (Word, Excel, PowerPoint et versions Open Office)
Organiser le classement et l’archivage des dossiers : tri, classement des documents print et électroniques (référente de la mission auprès des services des archives communautaires)
Assurer l’intérim (période de vacances) en matière de saisie de factures et bons de commande
Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction communication animation événementielle :
– Renseigner les interlocuteurs et relayer le cas échéant vers le référent compétent
– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels Organiser et planifier les réunions,
– Organiser et planifier les réunions
– Piloter les stagiaires à leur arrivée dans le service

Activités principales
Enregistrement du courrier papier, électronique et des appels téléphoniques sur Post Office et suivi des réponses

Gestion de l’affichage municipal : planning, réponses aux demandeurs envoi de fichiers, relations avec le prestataire.

En lien avec le chargé de communication et le service travaux, assure la rédaction des communiqués de presse et avis à riverains sur la thématique travaux et vie citoyenne

Gestion de la bande annonce du standard de l’Hôtel de Ville (rédaction et transmission des messages au prestataire)
Validation des absences et heures supplémentaires sur E-temptation en lien avec les chefs de service et de la Directrice Communication-animation événementielle
Fourniture des logos aux tiers
Gestion des goodies
Suivi des commandes de fournitures bureautiques et gestion des stocks
Activités secondaires du poste :
Assurer la suppléance du trinôme en cas d’absence

Profils recherchés COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
*Formation et qualifications nécessaires : Bac+2, BTS
*Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
Autonomie, rigueur, discrétion
Sens de l’organisation
Sens de l’initiative et réactivité
Expression orale et écrite de qualité
Discernement et priorisation
Motivation pour l’acquisition de connaissances et de techniques nouvelles
Bonne adaptabilité à l’évolution rapide des tâches et des missions
*Compétences spécifiques et/ou techniques :
Maîtriser le traitement de texte et internet
Maîtriser les règles orthographiques, typographiques et de grammaire
Connaître les collectivités territoriales
Connaissance des métiers de la communication et du protocole
Maîtrise des circuits et procédures administratives
Maîtrise du logiciel de traitements financiers

Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentairesLes candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être envoyées par
courrier postal à Monsieur le Maire, Président, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de France, 2 bis place royale, 64036 – Pau
Cedex. La date de prise de poste est mentionnée à titre indicatif et dépendra de la disponibilité de la personne retenue. Poste ouvert
aux fonctionnaires et lauréats de concours.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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Il y a 1 semaine
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