CDI

Assistant(e) de Direction

Publié il y a 2 semaines par ARS BRETAGNE
Rennes, Brittany
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Description du poste

Contexte

L’Agence régionale de santé a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins, à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers, dans un souci d’efficacité et de transparence.

La Direction de la santé publique est structurée en 3 directions adjointes

– Direction adjointe de la veille et sécurité sanitaires

– Direction adjointe de la santé environnement

– Direction adjointe de la prévention et promotion de la santé

– et un pôle pharmacie, produits de santé et laboratoires de biologie médicale.

Elle est placée sous la responsabilité de la directrice de la santé publique.

A ce titre, elle assure la présidence déléguée de la commission de coordination des politiques publiques de santé dans le domaine de la prévention, de la santé au travail, de la santé scolaire et de la protection maternelle et infantile

Elle est également membre du COMEX, du CODIR et participe au conseil de surveillance de l’Agence.

La Direction de cabinet est fondée à réaliser les activités suivantes, en lien avec les autres directions de l’agence :

– Appui auprès du directeur général : relations externes, organisations des visites officielles, planification et mise en œuvre de dossiers stratégiques, pilotage ou Co-pilotage de dossiers transversaux, appui ponctuels sur des dossiers complexes…

– Partenariats : mission de relations d’ensemble avec les autorités nationales, les services de l’Etat en région, les collectivités territoriales, les élus, l’assurance maladie notamment…

– Gouvernance : gestion du conseil de surveillance de l’Agence, organisation du fonctionnement du COMEX et du CODIR, gestion et animation des autres instances de direction

La Direction de cabinet comprend quatre départements :

– Le Département juridique

– Le Département communication

– Le Département documentation

– Le Département Innovation en Santé.

Le pilotage hiérarchique de l’équipe des assistantes COMEX est également rattaché à la Direction de cabinet. La direction est placée sous la responsabilité de la directrice de cabinet. Elle est membre du COMEX et du CODIR et participe au conseil de surveillance de l’agence.

Mission/Activités

Les missions de l’agent sont :

Assister chacune des deux directrices COMEX.

Préparation, gestion des dossiers et rendez-vous avec les partenaires internes et externes

Assure le secrétariat des deux directrices :

  • Gestion des appels, des boites mails, des agendas, du courrier et déplacements
  • Réception et traitement des appels téléphoniques
  • Appui au traitement et au suivi des mails
  • Programmation, organisation et préparation des réunions
  • Accueil des partenaires internes et externes dans le cadre de rendez-vous
  • Rédaction de courriers ou mails à destination des partenaires internes et externes
  • Tri du courrier reçu
  • Classement et archivage
  • Assure le secrétariat de la Commission Spécialisée Prévention (CSP) Assure le secrétariat des réunions de CODISP (réunion interne DSP et ses DA) et le suivi des décisions prises
  • En lien avec les autres assistantes COMEX et assistants(es) des directions adjointes :

  • Prépare et suit les réunions animées par les directrices.
  • Suivi des courriers dits « signalés » de la direction de cabinet et de la DSP.
  • Compétences

    · Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné

    · Techniques administratives et bureautiques

    · Systèmes de classement et d’archivage

    · Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

    · Prendre des notes

    · Savoir rédiger des comptes rendus, des procès-verbaux de réunion

    · Mettre en œuvre les techniques de l’accueil physique et téléphonique

    · Utiliser les techniques de lecture rapide

    · Savoir anticiper et avoir l’esprit d’initiative

    · Avoir le sens de l’écoute et du dialogue

    · Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l’organisation

    · Savoir travailler en équipe

    · Avoir le sens de l’analyse et de la synthèse

    Formation

    Agent de la fonction publique (Cat. B),

    Agent CCN (Niveau 3-4).

    Agent contractuel

    Conditions particulières

    Permanence et continuité de service des assistantes COMEX jusqu’à 17h30 (selon planning)

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