Assistant(e) de Direction

Détails de l’offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuels Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l’emploi Le Syndicat Mixte Yonne Médian (SMYM) est une collectivité territoriale qui a été créée par arrêté inter-préfectoral le 1er janvier 2019.
Au 1er janvier 2020, le SMYM intervient sur l’ensemble du bassin versant de l’Yonne et de ses affluents, de la commune de Deux rivières (89460) jusqu’au Nord du Département. Le périmètre représente plus de 630 km de cours d’eau non domaniaux pour une surface de sous-bassin de 1 450 km², une population de 122 429 habitants, 9 intercommunalités et 126 communes. Il compte le Territoire à Risque Important (TRI) d’inondation du secteur de l’Auxerrois.
Le SMYM a la charge de la gestion des cours d’eau et des milieux aquatiques sur son territoire, par transfert de la compétence Gestion des Milieux Aquatiques et Prévention des Inondations (GEMAPI) des Etablissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) membres.
Le SMYM a contractualisé avec l’Agence de l’Eau Seine Normandie un Contrat Territorial  » Eau et Climat  » sur les années 2021-2024, et porte des actions au sein du Programme d’Etudes Préalables (PEP) du Bassin de l’Yonne, sur les années 2022 – 2025.
L’équipe du SMYM est composée d’une Directrice et de trois techniciens, une assistance en matière de ressources humaines et financières est apportée par la Communauté de l’auxerrois.
Dans le but de renforcer la structure, qui porte de nombreux projets et souhaite se développer, il est souhaité un recrutement d’un agent administratif de catégorie B, afin de soutenir la direction et également l’équipe technique.
Un candidat motivé, curieux, ayant envie de travailler au sein d’une équipe soudée et dynamique est attendu sur ce poste.
Missions / conditions d’exercice L’ensemble des missions seront réalisées en lien avec la Direction et/ou l’équipe.
*Gestion administrative
oCoordination et organisation d’évènements ou réunions,
oSuivi des demandes de financements auprès des partenaires,
oSuivi des marchés publics (suivi marché administratifs et techniques, suivi suivi administratif annuel)
oGestion des contrats (assurance, loyers, prestataires)
oGestion des outils communs (matériel)
oMise en place d’une gestion RH (reprise de la gestion aujourd’hui déléguée à la Communauté de l’auxerrois) : participer et élaborer la paye des agents, assurer les correspondances avec les organismes, suivi des demandes de remboursements de frais, suivi absentéisme, etc.
oSuivi des procédures RGPD,
oGestion des archives de la collectivité.

*Gestion financière
oAssurer la comptabilité du SMYM (saisie des bons de commande sur CHORUS, suivi des engagements dépenses – recettes, validation des factures, participation à l’élaboration du budget, ect.)
oAmélioration et mise en place d’outils de suivi comptable, financier

*Communication
oParticipation à l’élaboration d’outils de communication,
oAmélioration, mise à jour du site internet,
oCréation de supports de communication,
oGestion des réseaux sociaux en lien avec l’équipe.

*Animation
oOrganisation de journées techniques,
oMise en place d’une stratégie de communication auprès des scolaires, élus et riverains,
oAnimation lors de  » Classes d’eau « , Récid’Eau
Vie de la structure : participation aux réunions d’équipes et évènements en lien avec le SMYM et les partenaires. Participer à la préparation et à l’élaboration des instances ainsi qu’à la rédaction du rapport d’activité.
Sensibiliser, informer et communiquer auprès de tous les usagers, élus et acteurs de l’eau.

Modalités
Rattachement à la Directrice du SMYM
Fonctionnaire ou contractuel CDD 3 ans
35H00 hebdomadaires
Bureautique et véhicule de service
Relations internes (direction, élus) et externes (Personnes publiques, EPCI, communes, autres collectivités)
Profils recherchés Formation niveau BAC+3 minimum
Permis B indispensable.

Compétences techniques :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Connaissances transversales (droit urbanisme, commande publique, etc.)
Connaissance des acteurs de l’eau et de la réglementation, des collectivités locales et des procédures de marchés publics,
Maîtrise de la M14/M57,
Connaître la règlementation en matière d’archivage,
Maîtrise des outils informatiques professionnels et bureautiques courantes,
Techniques d’animation et de communication.

Compétences pratiques :
Polyvalence,
Capacité de méthodes et de pédagogie,
Qualités rédactionnelles, d’analyse, de synthèse, et méthodes de travail optimisées ;
Organisation, méthode et rigueur,
Maîtrise des outils informatiques standards (Word, Excel, Outlook),
Connaissance ou maîtrise de CHORUS,
Discrétion et confidentialité,
Être force de proposition,
Sens du relationnel et du travail collaboratif.

Moyens mis à disposition
Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur, téléphone, messagerie internet.
Logiciels notamment CHORUS
Fournitures administratives
Véhicule de service
Remboursement des frais de déplacement et de restauration (lors de journées hors résidence administrative)

Durée de la mission
Ouvert aux contractuels sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53)
CDD 3 ans renouvelable
Début de la mission – 1er septembre 2023
Poste basé à Auxerre