ASSISTANTE DE DIRECTION

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailNon complet, 28h00 hebdomadaire TélétravailOui ManagementNon Descriptif de l’emploi L’assistant(e) apporte un soutien administratif au Directeur des Services à la Population et au Directeur Administratif et Financier.

En articulation avec l’assistant (e) de la Directrice Générale des services et le Cabinet du Maire, il/elle assure un rôle de recueil et de transmission des informations des services.

Il/Elle assure d’autres missions spécifiques confiées par les deux directeurs.

Travail à temps non complet 80 % : présence nécessaire le mercredi matin.
Missions et conditions d’exercice

MISSIONS DU POSTE

L’assistant(e) apporte un soutien administratif au Directeur des Services à la Population et au Directeur Administratif et Financier.

En articulation avec l’assistant (e) de la Directrice Générale des services et le Cabinet du Maire, il/elle assure un rôle de recueil et de transmission des informations des services.

Il/Elle assure d’autres missions spécifiques confiées par les deux directeurs.

Travail à temps non complet 80 % : présence nécessaire le mercredi matin.

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

* Assister les Directeurs des services à la population et administratif et financiers :

1. Organiser la vie professionnelle
1. Établir une relation de confiance avec chaque directeurs et les chefs de service concernés.
2. Organiser leur agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
3. Prioriser et rappeler les informations importantes. Etre vigilant au respect des délais et échéances.
4. Organiser et planifier les réunions, y assister éventuellement. Préparer les supports. Prendre des notes et établir des compte-rendus. Assurer un suivi auprès des services concernés par les actions évoquées
5. Réaliser divers travaux bureautiques : enregistrement et mise en forme de courriers, tableaux de suivis.

2. Apporter une assistance dans le pilotage des services des deux directions :
1. Être ressource sur certaines actions ou dossiers spécifiques confiées par les directeurs :
Dans le cadre de la préparation budgétaire : Organiser et planifier les réunions : préparer des dossiers, assurer la logistique.
Proposer des documents de présentation :
Appui dans le cadre de la préparation budgétaires : suivi de la réception des dossiers de demande de subvention, organisation des réunions avec les associations, préparation des documents et rédaction des procès verbaux
2. Suivre les courriers, dossiers et projets de délibération élaborés par les services : s’assurer du respect des échéances et du formalisme.

* En tant que membre du secrétariat de la Direction Générale, en articulation avec le Cabinet des élus et de Mme la Maire :
1. Assurer la continuité de service en cas d’absence de l’assistant(e) de la Directrice Générale des Services (agendas, réunions) et assurer si besoin le suivi des instances décisionnelles de la collectivité (Conseil Municipal notamment) : télétransmission des actes en préfecture, suivis des décisions.
2. Assurer les fonctions de suppléant de régisseur d’avances pour la régie de la Direction Générale.
3. En l’absence des agents référents, être en charge de la messagerie Ecrire et enregistrer des courriers entrants dans le logiciel de gestion du courrier.

Assure ses missions sous l’autorité du Directeur des Services à la Population et en lien fonctionnel direct avec le directeur administratif et financier. Profils recherchés COMPÉTENCES

Qualités professionnelles :
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Connaissances des logiciels de bureautique
* Bonnes capacités rédactionnelles : orthographe, syntaxe, grammaire.
* S’adapter aux différents interlocuteurs
* Prioriser et organiser son travail pour répondre à la polyvalence du poste.
* Savoir rendre compte de son travail
* Technologie de l’information et de la communication, droit et législation des données informatiques
* Assistance, conseil et formation des référents et des correspondants, spécifiques au domaine d’activité du DPO

Qualités personnelles :
* Discrétion et diplomatie
* Rigueur et autonomie
* Sens de la communication et du travail en équipe
* Disponibilité