CDD

Assistant(e) de Direction

Publié il y a 7 jours par Assurance Maladie
Grenoble, Auvergne-Rhône-Alpes
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Description du poste

Votre mission

Vos missions principales sont :

  • Assurer l’ensemble des travaux de secrétariat de la direction,
  • Assurer, pour la Direction, l’accueil physique des visiteurs (internes et externes), ainsi que l’accueil téléphonique,
  • Traiter, filtrer et orienter les courriers et courriels, suivre les échéances,
  • Rechercher et diffuser les informations nécessaires à l’activité de la Direction,
  • Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, comptes rendus de réunions, procès-verbaux et autres documents (supports de présentation PowerPoint, tableaux Excel…),
  • Préparer et organiser des réunions et événements internes (instances, réunions de branche, séminaires…), gérer les réservations des salles de réunion et l’organisation de visio conférences,
  • Assurer la préparation et le suivi de dossiers de direction.
  • En étroite coordination avec l’équipe des agents de Direction, vous veillez, par vos actions, à faciliter la réalisation de leurs activités et celles de leurs équipes. A ce titre, vous :

  • Assurez la tenue de leurs agendas Outlook, planifiez les rendez-vous, organisez les déplacements et gérez les demandes y afférentes, en veillant au suivi des échéances des demandes qui vous sont formulées,
  • Elaborez, mettez en forme et diffusez divers documents (notes, rapports, courriers, courriels, tableaux de bord, etc.) en veillant au suivi des échéances,
  • Etes l’interface avec leurs interlocuteurs internes et externes et prenez en charge les demandes qui vous sont formulées,
  • Votre profil

    Cette fonction requiert :

  • De connaître les missions de l’organisme, son organisation, ses acteurs, ses partenaires et de disposer d’une bonne compréhension des circuits internes.
  • D’être doté(e) d’excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles (orthographe irréprochable).
  • De faire preuve de méthode, d’autonomie et de disponibilité.
  • De disposer d’une excellente maîtrise des fonctionnalités des outils bureautiques (traitement de texte Word, tableur Excel, diaporama Powerpoint), d’Outlook et d’Internet.
  • De connaître et de respecter les règles de confidentialité liées à l’activité, qui nécessite une très grande discrétion.
  • De disposer d’un sens aigu de l’organisation et d’une capacité d’adaptation et de travail dans des délais contraints : évaluer les situations, choisir les priorités, planifier et gérer les échéances, gérer les urgences.
  • D’être rigoureux(se) et dynamique et d’avoir le sens du service attentionné.
  • D’être doté(e) de capacités d’initiative et de proposition : proactif(ve), vous êtes en mesure d’anticiper les attentes, de suggérer des solutions et des améliorations de circuits de travail et de vous adapter aux diverses situations rencontrées.
  • De disposer d’un esprit collaboratif et du goût du travail en équipe.
  • Ce poste implique une continuité de service au quotidien, sur la plage horaire (8h30-17h30). L’organisation de cette permanence est assurée en concertation avec les assistantes, par roulement.

    Votre formation

    Vous justifiez d’une formation BAC+2 (BTS assistanat de direction/secrétariat), complétée d’une expérience avérée de 5 ans minimum dans des fonctions analogues, dans un secrétariat d’importance ou dans un cabinet.

    Informations complémentaires

    Des entretiens de recrutement et des tests seront organisés rapidement.

    Le (la) candidat(e) retenu(e) devra se conformer aux exigences de la politique de sécurité du système d’information de l’organisme.

    Il y a 7 jours
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