CDI

Assistant(e) de direction Cadre de Vie et Environnement

Publié il y a 2 semaines par CDG31
Colombelles, Normandie
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Descriptif de l’emploi Sous l’autorité de la Direction Cadre de Vie et Environnement, l’assistante de direction apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Elle apporte également une aide au lancement et au suivi de l’exécution des dossiers de marchés publics.
Missions ACTIVITÉS

Organisation de la vie professionnelle de la direction :
-Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la direction
-Organiser les déplacements de la direction
-Organiser et planifier des réunions : rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction, prendre des notes et rédiger les comptes rendus

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
-Répondre aux sollicitations et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers (de la direction et de l’élu référent du service)
-Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et interservices (subventions des opérations de travaux)
-Rédiger les projets de délibérations pour le Conseil Municipal relatifs aux services Cadre de Vie et Environnement et Cellule achats
-Assurer un suivi administratif des actes relatifs aux interventions de travaux publics (arrêtés du Maire, dossiers de déclaration de travaux sur les réseaux, déclarations d’intention de commencement de travaux, …)
-Assurer la gestion du matériel émanant des services municipaux, des associations ou des demandes extérieures : centraliser les demandes et les transmettre au Centre Technique Municipal (demandes de transport, mise en place de matériel) et en assurer le suivi
-Etre l’interface entre la Ville et les différents interlocuteurs (entreprises, Communauté Urbaine Caen la mer, bailleurs sociaux, …)
-Gérer les demandes de raccordements selon les concessionnaires (ENEDIS, GRDF, …)

Etablissements recevant du public (ERP) :
-Assurer le suivi des dossiers  » ERP  » :
*Echanger avec les Commissions de Sécurité du SDIS pour la planification des visites périodiques, d’ouverture ou plénières)
*Réceptionner les Procès-Verbaux (PV) des Commissions de Sécurité et d’Accessibilité
*Rédiger les arrêtés
*Notifier les arrêtés et les PV aux exploitants
*Mettre à jour le registre des ERP communaux ainsi que les classeurs des Commissions de Sécurité et d’Accessibilité

-Gérer les autorisations de travaux (AT) au titre des ERP :
*Enregistrer l’AT sur Cart@DS
*Consulter les Commissions de Sécurité et d’Accessibilité
*Transmettre les dossiers en Préfecture
*Notifier les arrêtés et les PV au pétitionnaire

Cellule Achats / Marchés publics
-Assurer le lancement et suivi de l’exécution des dossiers de marchés publics
-Rédiger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE), et participer à la définition des besoins
-Publier l’avis d’appel public à la concurrence, et mettre en place la dématérialisation des procédures (mise en ligne de l’avis et du DCE sur la plateforme dédiée)
-Participer à l’analyse des offres
-Planifier les Commissions d’Appel d’Offres (convocation)
-Répondre aux entreprises non retenues
-Préparer des dossiers pour transmission en Préfecture
-Procéder à la notification des marchés et des ordres de service
-Rédiger les courriers pour la reconduction expresse des marchés ou des contrats
-Suivre l’exécution des marchés publics
-Assurer la rédaction des différents actes (avenants, actes de sous-traitance, procès-verbaux de réception des marchés) et les transmettre au service Finances de manière dématérialisée

SPECIFICITES DU POSTE :
-Travail du lundi au vendredi
-Horaires réguliers d’amplitude variable en fonction des nécessités de service

REMUNERATION : statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + avantages divers (COS, CNAS, Chèques-Déjeuner, participation mutuelle et prévoyance)
Profils recherchés -Connaissances de l’Environnement Territorial
-Connaissances du fonctionnement des services de la collectivité
-Connaissances des marchés publics
-Connaissances des règles d’hygiènes et de sécurité et les normes légales à respecter des Etablissements Recevant du Public (ERP)
-Expression orale et écrite de qualité
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
-Savoir réaliser des tableaux de bord et connaître les outils de planification et suivi
-Connaître les principes rédactionnels du compte rendu
-Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
-Faire preuve d’initiative et d’autonomie pour faciliter et optimiser le fonctionnement
-Rigueur, ponctualité, confidentialité et discrétion
Temps de travailComplet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentairesPoste à pourvoir : 5 décembre 2022
Date limite de candidature : 22 octobre 2022
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l’attention de Monsieur le Maire d’IFS à l’adresse suivante :
Hôtel de Ville
Esplanade François Mitterrand – BP 44 – 14123 IFS
Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr – Site internet : www.ville-ifs.fr
Déposer ma candidature

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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