Assistant(e) de direction et de production

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsIl est possible de recruter sur ce poste une personne qui n’est pas lauréate d’un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d’entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Placé sous l’autorité de 2 directeurs, l’assistant de direction et de production aura en charge le secrétariat et l’assistanat administratif des directions de la culture et l’animation de la ville (DCAV) et Famille Education et Solidarité (DFES), ainsi que le suivi administratif et logistique de la nouvelle offre culturelle de la ville, orientée vers une approche festive et événementielle.
Votre créativité et votre sens de l’organisation sous des atouts pour enrichir une offre de spectacles et d’animations multiples contribuant au rayonnement de la ville.
Missions et conditions d’exercice Mission 1 : Accueil secrétariat pour le compte de la DCAV et de la DFES
-Accueil physique et téléphonique, orientation et suivi des demandes du public
-Gestion des agendas, coordination des demandes logistiques des services
-Gestion du courrier et du circuit des parapheurs des directions
-Organisation de réunions et d’évènements (réservation de salles, gestion des installations, devis…)
-Rédaction de courriers et de comptes rendus

Mission 2 : Gestion de la communication des directions
-Centralisation de l’ensemble des besoins de communication (impressions, affichages, panneaux lumineux)
-Référent communication pour les directions (recueil des sujets à traiter, rédaction ponctuelle d’articles)

Mission 3 : Suivi administratif et logistique de la saison culturelle
-Organisation des séances de la saison culturelle, en lien avec le régisseur général
-Coordination du calendrier des spectacles avec les compagnies et organisation logistique (hôtel, restaurant, loges, catering…)
-Pilotage du calendrier d’intervention des bénévoles
-Suivi des contrats artistiques et techniques

Mission 4 : Suivi comptable et financier
-Etablissement de bons de commande
-Suivi budgétaire en lien avec les directeurs
-Suivi de la régie d’avance et de recettes et gestion de la billetterie de la DCAV

Conditions d’exercice
-Lieu d’exercice : bâtiment  » La Chesnaie « 
-Déplacements possibles sur l’ensemble des sites municipaux
-Travail avec des publics variés : institutionnels, parents, enfants, élus, partenaires, compagnies…
-Réunions ponctuelles en soirée,
-Participation à des évènements en soirée et week end
-Position d’assistanat multiple

Profils recherchés Connaissances professionnelles :
-Connaissances appréciées dans les domaines de la culture et de la jeunesse
-Connaissances appréciées en finances publiques et en ressources humaines
-Maîtrise du outils bureautiques

Qualités relationnelles :
-Savoir travailler de manière participative en transversalité et être force de proposition
-Capacités d’organisation, de synthèse, de communication
-Diplomatie et aisance relationnelle
-Curiosité et créativité