Assistant(e) de Direction (H/F)

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi Marseille, ville d’arts et d’histoire, 1er Port de France, labellisée French Tech s’engage dans une nouvelle dynamique de développement social, économique, environnemental, d’offre culturelle et s’inscrit dans la révolution numérique au service de la mutation urbaine ainsi que dans une démarche de proximité pour promouvoir le bien vivre ensemble.

Au sein de la Direction de la Petite Enfance, rattachée à la Direction Générale Adjointe de la Ville des Petites Marseillaises et des Petits Marseillais, vous serez chargé(e) d’assister le ou la Directeur(rice) de la Petite Enfance.

Contexte
La Direction de la Petite Enfance a fait l’objet d’une réorganisation avec un Pôle de gestion des crèches municipales et deux services : le Service Guichet et le Service d’Appui Fonctionnel.
Le Pôle comprend lui-même quatre services territoriaux et un service en charge du développement de l’enfant. Chaque service territorial gère entre 12 et 16 crèches, réparties sur 2 territoires de Mairies de Secteur (4 arrondissements). Missions et conditions d’exercice Vos missions
Votre rôle consistera à :

* Assurer le secrétariat de la direction, l’accueil et le filtrage téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
* Organiser l’agenda du ou de la Directeur(rice) de la Petite Enfance, gérer les rendez-vous, les réunions et les déplacements en fonction des priorités ainsi que les réunions avec les partenaires externes;
* Coordonner les agendas du ou de la Directeur(rice) de Pôle et des Responsables de Service de la Direction de la Petite Enfance ;
* Effectuer le lien entre les secrétariats de la DGA, des Élus et de la direction afin d’organiser les rendez-vous et les réunions ;
* Prendre en charge les dossiers confiés par la direction (grèves, LDG, entretiens professionnels, sanctions…) et veiller au respect des délais ;
* Suivre les projets et les activités de la direction et piloter la diffusion des informations, des procédures et des dossiers auprès des cadres de la direction ;
* Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et compte rendus du ou de la Directeur(rice) ;
* Gérer le courrier de la direction, évaluer son degré de sensibilité et veiller à sa répartition au sein du Pôle et des services et en organiser le classement et l’archivage du courrier ;
* Coordonner l’équipe des secrétaires de la direction en apportant assistance et conseil en terme d’organisation et de gestion administrative ;
* Assurer le rôle de référent annuaire-organigramme pour la direction et mettre à jour les éléments d’information relatifs aux crèches.

Vos avantages

* Horaires modulables(donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
* Prestations sociales (tickets restaurant, participation mutuelle, comité d’actions sociales, réductions sur les transports …).

Votre lieu de travail
40 rue Fauchier – 13233 Marseille – Cedex 20
Déplacements fréquents sur le territoire de la ville.

Proximité immédiate : Métro Ligne 2 (Station Joliette) – Tramways T1 et T2 (Station République-Dames)
Profils recherchés Votre profil

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un BAC+2, vous avez connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services municipaux.
Vous possédez des qualités rédactionnelles et relationnelles et êtes doté(e) d’une aisance verbale.
Méthodique, vous êtes reconnu(e) pour votre réactivité, votre rigueur et vous avez le sens de la discrétion.
Vous maîtrisez l’outil informatique et les diverses applications (AZUR, GDELIB, IGECOUR).

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