Assistante de direction (H/F)
Description du poste
Créée en 1875, L’Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L’UCLy est un établissement privé d’enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L’UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l’hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.
Dans le cadre d’un remplacement, en collaboration avec le Directeur du Centre des Examens et rattaché(e) hiérarchiquement à la RAU Lettres et Langues
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative et budgétaire
– Assurer le contact avec les candidats
– Assurer la transmission des informations
– Gérer les dossiers d’inscriptions aux différents examens
– Transmettre les données Cambridge en soutien sur la plateforme Esolonline,
– Préparer et envoyer des mailings (convocations, avis de résultats, avis de diplôme, QR codes)
– Assurer la mise à jour des fichiers (base de données)
– Préparation des sessions examens avec création des documents (émargements, étiquettes, seating plans,.)
– Administrer la préparation des salles d’examen (étiquetage, affichage et suivi avec les Moyens généraux (matériel et préparation de salles)
– Etablir les factures et mettre à jour le suivi de la facturation
– Tenir et mettre à jour l’outil de suivi des dépenses
Rôle institutionnel :
– Représenter le Directeur en leur absence dans la transmission de Directives, à leur demande expresse
– Représenter le Centre des Examens auprès du Public
– Remise des diplômes (candidats libres)
Gestion d’intendance :
– Gérer et suivre les commandes de fournitures
– Assurer la réception et l’envoi du courrier et colis
Profil
– Connaissance des sessions d’examens et de certification Cambridge
– Connaissance des techniques de gestion, et budgétaires
– Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat
– Compétences rédactionnelles
– Sens de l’organisation, rigueur
– Capacité à s’adapter à un public varié
– Formation : De Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle,
– Anglais niveau C1 souhaité
Rémunération : selon le profil
