CDI

Assistant(e) de direction (H/F)

Publié il y a 14 heures par INSTITUT 4.10
Paris, Île-de-France
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Description du poste

Contexte

L’Institut 4.10 prépare les collaborateurs de la Sécurité sociale à l’exercice de leur métier et les accompagne dans le développement de leurs compétences. L’Institut compte environ 240 collaborateurs, dont plus de 120 experts pédagogiques et métiers, présents sur 15 sites en France. 

Mission/Activités

L’assistant de direction assiste le directeur de l’institut afin d’optimiser la gestion de son activité. Il assure l’interface entre le directeur de l’institut et ses interlocuteurs (internes et externes). Il s’inscrit, par ses pratiques professionnelles, dans une démarche de qualité de vie au travail, d’intelligence collaborative et d’éco-citoyenneté.

Les activités principales seront les suivantes :

> Activités de secrétariat 
Accueille les visiteurs et filtre les appels téléphoniques (collaborateurs de l’institut, clients, prestataires, …)
Gère les courriers et les emails (réception, réponse, transmission)
Gère l’agenda du directeur de l’institut
Organise les déplacements
Rédige et/ou saisie et/ou met en forme des documents, courriers, comptes rendus de réunions
Organise les réunions (convocations, réservation de salles…), notamment les réunions du Conseil d’Administration, du Comité de Direction

> Suivi de projets
Suit et prépare les dossiers
Conçoit des outils de suivi d’activité de l’institut, des tableaux de bord et les met à jour, au regard des demandes et besoins du directeur de l’institut

> Organisation et coordination des informations internes et externes
Apporte des premiers éléments de réponses aux différents interlocuteurs
Traite et transmet les décisions, les notes de service
Recherche les informations nécessaires au directeur de l’institut
Procède au classement et à l’archivage les documents (papier et électronique)

Compétences

> Savoir 
Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel
Connaissance des techniques de communication
Connaissance des techniques de secrétariat

> Savoir-faire
Analyser, interpréter et synthétiser l’information
Anticiper, planifier, prioriser et suivre son activité
Appliquer les règles de confidentialité
Conseiller et orienter les différents interlocuteurs
Formaliser des notes de synthèse, d’organisation, d’analyse, d’opportunité et des rapports adaptés
Trouver l’information pertinente dans les différentes sources d’informations
Utiliser les outils informatiques et applicatifs nécessaires à l’exercice de la fonction : Office 365, Sharepoint, Onedrive, Teams

> Savoir-faire relationnel
Adapter sa communication (technique/niveau) au contexte et aux différents interlocuteurs
Développer, entretenir et faciliter les relations transversales internes ou externes
Disposer d’aisance relationnelle, de sens du dialogue et de qualités d’écoute
Etre force de proposition
Faire preuve de capacité d’adaptation

Formation

Vous disposez idéalement d’une formation de type Assistant de Direction ou Gestion de PME-PMI ou d’une expérience professionnelle équivalente, vous permettant de mener de front plusieurs dossiers. Dynamique, réactif-ve, vous êtes également rigoureux-se, organisé-e, vous maitrisez la communication écrite et orale. Autonome et réactif(ve), vous êtes à même de fonctionner dans le cadre d’un système de management à distance.

Conditions particulières

Le poste est ouvert sur le site de Paris. Le dossier de candidature composé d’un CV et d’une lettre de motivation détaillée est à adresser exclusivement par courriel à Valérie Mirasol, Chargée de mission RH : (merci de bien vouloir préciser le numéro de l’offre dans l’objet du mail : NVHADD59644).

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