CDI

ASSISTANT(E) DE DIRECTION MAIRE/ADJOINTS/DGS ET CCAS

Publié il y a 4 semaines par CDG31
Saint-Christophe-d'Allier, Auvergne
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailOui ManagementNon Descriptif de l’emploi La ville de Sainte-Sigolène (6 000 habitants) recrute un (e) assistante de direction du Maire et des adjoints, de la Directrice Générale des Services et de la responsable du CCAS et des affaires sociales.
Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services et en lien avec les élus, vous serez chargé(e) d’apporter une assistance au Maire/adjoints/DGS et responsable du CCAS en termes d’organisation, de fonctionnement, de gestion, d’accueil, de communication et de suivi de dossiers.
Missions et conditions d’exercice Missions principales :

1 -Assistance au Maire et aux adjoints :

Secrétariat du Maire et des adjoints : gestion du courrier entrant et des mails, préparation des ordres du jour des commissions municipales thématiques et réunions diverses, rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunion et de courriers.

Accueil physique et téléphonique du Maire – renseigner et orienter les interlocuteurs, filtrer les communications téléphoniques et autres informations destinées au Maire
Participation à l’organisation des évènements protocolaires (invitations, vœux, cérémonie, …)

2-Assistance à la Directrice Générale des Services :

Accueil physique et téléphonique de la DGS :
Renseigner et orienter les interlocuteurs, filtrer les communications téléphoniques et autres informations destinées à la DGS

Aide à la préparation des dossiers, suivi de l’activité du service et les projets de la direction,

Secrétariat du DGS : rédiger, mettre en forme, éditer, envoyer et sauvegarder les courriers, documents, notes… classement et archivage des dossiers
Réalisation de tableaux de bord et outil de planification et de suivi.

3-Assistance à la responsable du CCAS et des affaires sociales :

Accueil physique et téléphonique des usagers : apporter un premier niveau d’information et de réponse aux demandes des usagers, orientation vers le travailleur social du CCAS et/ou les partenaires compétents, inscription aux activités organisée par le service social, remise des colis d’urgence sur orientation des travailleurs sociaux

Secrétariat et gestion administrative de l’activité du service social : rédiger, mettre en forme, éditer, envoyer et sauvegarder les courriers, documents, classement et archivage des dossiers, tenue des fichiers spécifiques du service social, suivi administratif de la domiciliation

Communication : réalisation de supports, gestion de l’affichage, transmission des documents

Organisation des réunions : convocation, prise de notes, rédaction des comptes rendus, réservation de salles

Mission Logistique : commandes diverses, gestion du stock banque alimentaire et participation ponctuelle aux actions collectives portées par le CCAS et les affaires sociales

Missions complémentaires :

4- Gestion des fournitures administratives des services de la collectivité (commandes et gestion du stock)

5 – Gestion de la documentation (classement, diffusion, revue de presse)
Profils recherchés De formation supérieure de niveau III BAC+2 d’assistant de direction, de gestionnaire administratif.
Formation ou expérience significative d’assistant (e) de direction – de préférence en collectivité territoriale
Connaissance de l’environnement territorial et des dispositifs et acteurs de l’action sociale appréciée

Maitrise des techniques d’accueil et des règles de communication écrite et orale
Maitrise des outils bureautiques
Excellentes qualités rédactionnelles

Discrétion professionnelle, devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité
Disponibilité et sens du service public
Capacité à travailler en équipe et en partenariat
Capacité à anticiper, planifier, prioriser les actions et les projets
Rigueur, méthode et sens de l’organisation,
Polyvalence et autonomie

Il y a 4 semaines
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