CDI

Assistante de direction pour la Direction Générale

Publié il y a 4 semaines par CDG31
Seine-et-Marne, Île-de-France
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Description du poste

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailNon Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Sous l’autorité de la Responsable du Secrétariat Général, vous aurez pour missions :
Principales :
– Gestion administrative et secrétariat des deux Directions Générales Adjointes
Missions et conditions d’exercice Assurées régulièrement

L’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
– Assurer les missions d’assistante des deux Directions Générales Adjointes.

Secrétariat
– Rédaction et frappe de divers documents et prise de notes (courriers, mails, convocations, procès-verbaux, etc…),
– Assurer la gestion du courrier et du courriel  » arrivée  » en binôme avec la responsable du Secrétariat Général,
– Elaborer le calendrier annuel des manifestations municipales,
– Aider à la constitution de divers dossiers et suivi,
– Assurer la gestion du lien entre les Directeurs Généraux Adjoints, les services et les partenaires extérieurs,
– Gérer les agendas du Directeur Général des Services et des Directeurs Généraux Adjoints,
– Préparer les actes pour la télétransmission en préfecture : utilisation du logiciel Docapost,
– Assurer l’exécution comptable du service,
– Assurer la gestion des réservations de salles de réunion dans l’Hôtel de ville (logiciel Logisoft),
– Classement et archivage.

En complémentarité et en remplacement de la responsable du Secrétariat Général
– Préparation et suivi du Bureau Municipal – Calendrier des instances et des réunions,
– Secrétariat de la Direction Générale,
– Assurer le suivi des appariteurs,
– Gérer la bonne transmission de la mallette des élus d’astreinte.
Profils recherchés – BAC ou équivalent,
– Formation souhaitée en gestion administrative ou secrétariat,
– Connaissance de l’environnement territorial et bonne connaissance de l’organisation et des services de la collectivité,
– Bonne maîtrise des techniques de secrétariat,
– Expérience professionnelle en secrétariat de direction,
– Très bonne maîtrise des outils informatiques – Word – Excel -Internet -Astre GF,
– Qualités rédactionnelles et très bonne orthographe,
– Maîtrise des techniques de classement,
– Connaissance de la sténographie ou écriture rapide,
– Connaissance des techniques d’accueil de tous les publics,
– Méthode et dynamisme,
– Qualités de rigueur, soin et sens de l’organisation,
– Capacité à mémoriser,
– Grande discrétion et respect de la confidentialité.

Il y a 4 semaines
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