Assistante de direction – VRI (Institut de Recherche Vaccinale)

Type de poste : vacant Catégorie : B Grand domaine : Recherche Quotité : 100% : BAP J : Gestion et pilotage Famille : Administration et pilotage

Site geographique

Campus Henri Mondor

Composante / Directions / Service

Faculté de santé

Corps

Technicien / Secrétaire d’administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

VRI
L’Institut de Recherche Vaccinale (VRI) regroupe 17 laboratoires de recherche de différents établissements et a pour objectif d’accélérer la mise au point de vaccins efficaces contre le Sida, les hépatites virales, les épidémies émergentes et ré-émergentes en favorisant notamment les échanges entre les différents stades de la recherche scientifique. Dans le cadre de son développement, l’Institut recrute un(e) assistant(e) de Direction.

Emploi type / Referens

Technicien en gestion administrative

Missions

Basé au Secrétariat Général, vous intégrez l’Institut de Recherche Vaccinale pour :

– Fournir le support administratif à l’équipe de Direction 
– Assister le Directeur Exécutif et la Direction de l’Institut (Secrétaire Général, Responsable de la Coordination Scientifique) dans les activités courantes de support (administratif, logistique) nécessaires à l’action de la Direction Générale.
Le poste exerce ses activités en lien direct avec le Directeur de l’Institut et la Direction Générale
– Assurer l’interface avec les différents services et partenaires (UPEC, IMRB, INSERM, Faculté de Médecine, CHU H. Mondor) pour collecter ou communiquer les éléments nécessaires l’organisation des dossiers et des réunions.

Activités principales

Secrétariat :
– Gestion de l’agenda et planning des réunions du Directeur de l’Institut en coordination avec ses autres mandats, du Secrétaire Général et de la Responsable de la Coordination Scientifique. 
– Suivi, préparation et mise en forme des dossiers sur instructions du Directeur, du SG et/ou de la Responsable de la Coordination Scientifique et en coordination avec les différents interlocuteurs impliqués (rapports d’activités, montage de projets de recherche, préparation des réunions de l’Institut). Les dossiers traités présentent un caractère hautement confidentiel.
– Correspondance quotidienne avec rédaction de courriers et emails (anglais, français)
– Mise en forme de présentations et documents finals (présentations ppt, mise en forme de rapports, compte rendus de réunion).

Gestion :
– Gestion des missions (organisation des déplacements, hébergements, remboursement de frais en lien principalement avec l’UPEC et l’INSERM selon les projets
– Gestion et suivi des commandes courantes du Secrétariat Général en lien avec les interlocuteurs référents (UPEC, INSERM, IMRB)
Organisation :
– Organisation et mise en place technique des réunions de travail (équipes, tiers) (réservation des créneaux de téléconférence (TC) ou Visio-Conférence et réservation des numéros, ordres du jour, comptes rendus, diffusion) 
– Organisation de séminaires (invitations, réservation de salles, compte rendus)
– Gestion matérielle et logistique des réunions : mise en œuvre des NTI disponibles en interface avec les services informatiques (Visio conférence, conférence téléphonique …)
– Contacts avec les prestataires (restauration, agences de voyage, …)

Compétences requises

Compétences :
– Est bilingue (anglais courant : lu, écrit, parlé) langue de travail. 
Savoirs généraux sur l’environnement professionnel : 
– Connaissance de l’environnement scientifique et universitaire est un plus
Savoir-faire opérationnels : 
– Rigueur, organisation, sens de la confidentialité qui est un prérequis important
– Capacités rédactionnelles
Maîtrise des logiciels bureautiques courants en environnement PC ou Mac (Word, Excel, Powerpoint),
– Qualités relationnelles et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs en environnement multiculturel
– Autonomie et réactivité, forte capacité d’adaptation
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