Assistant(e) de gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Descriptif de l’emploi – Gestion des ressources (salles, vacataires…)
– Accueil téléphonique et physique du public
– Coordination des cafés d’accueil et réceptions
– Secrétariat général du service
Missions et conditions d’exercice – Accueil physique et téléphonique du public
– En fonction du budget alloué, du thème défini et des volontés des élus,
recherche d’animations, élaboration du programme et gestion des besoins
techniques
– Gestion organisationnelle relatives aux événements
– Préparation et présence aux réunions préparatoires (rédaction du compte
rendu…) et aux événements
–
– Aide sur les nouveaux projets
– Gestion des demandes de salles (plannings), du suivi des conventions et régie, états des lieux et
mise en place
– Recherche et suivi des vacataires
– Commandes chez les fournisseurs
– Instruction des subventions et gestion des subventions rattachées aux
manifestations AF
– Mise en place des cafés d’accueil et réceptions, suivi de la qualité et
coordination des vacataires, valorisation des coûts
– Tâches administratives (secrétariat du service)
– Gestion du courrier interne (répartition et distribution) et externe (mise sous pli)
– Gestion du Domaine Public (pour le service : arrêtés de stationnement, de circulation, AODP,
ventes au déballage…)
– Réservation de ressources (salles externes, véhicules municipaux, matériel…)
– Mise à jour des fichiers relatifs au service AF uniquement
– Gestion des projets  » Petits événements  » : Médaille de la Famille, Noces d’Or et de Platine,
départs en retraite…
– Remplacement des collègues pendant les congés (Correspondant financier, logistique, secrétariat,
demande de matériel…
– Soutien lors des manifestations
– Tâches diverses
Profils recherchés Adjoint administratif
– Travail en espace partagé
– Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations du
service (soirs, week-end, jours fériés…)
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’organisation et d’anticipation
– Respect des délais
– Maîtrise des différents logiciels
– Polyvalence
– Réactivité
– Autonomie dans le travail
– Disponibilité

horaire
– Selon les nécessités du service (semaine variable)
– Dates de congés à proposer selon les nécessités de fonctionnement du service