Assistant(e) de gestion administrative

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d’un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d’une durée maximale de six ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Au sein du service administratif composé de 6 personnes, en lien avec l’ensemble des services communaux et sous l’autorité de la direction générale des services, l’assistant(e) de gestion administrative remplit des missions pluridisciplinaires et polyvalentes.
Au centre des flux d’information, il (elle) joue une rôle nécessaire dans la bonne transmission interne des informations et dans l’emploi du temps du maire.
Il (elle) a aussi une fonction tournée vers l’usager sur des moments importants de la vie (cérémonies, décès, etc.).
Les domaines d’exercice sont très variés : secrétariat, état civil, cimetières, élections, assurances, urbanisme essentiellement. Missions et conditions d’exercice Fonction secrétariat :
*Gestion du courrier (papier et boîte mail générique) : enregistrement et pré-tri du courrier entrant, enregistrement et envoi du courrier sortant (logiciel de gestion de courriers). Gestion des parapheurs. Relève (ponctuelle) de la boîte postale.
*Gestion de l’agenda du maire, organisation et planification de réunions
*Secrétariat du maire et de la direction
*En lien avec la direction, préparation des pièces du conseil municipal, diffusion des compte-rendu et procès-verbaux, archivages
*Préparation et gestion des registres des délibérations, des arrêtés
*Commandes des fournitures de bureaux, consommables et produits d’entretien
Fonction Etat Civil :
*Rédaction, suivi et diffusion des actes, tenue et gestion des registres, livrets de famille
*Organisation administrative et matérielle des célébrations (mariages, baptêmes, …)
Fonction Cimetières :
*Suivi et gestion des concessions funéraires sur les deux cimetières : Attribution ou renouvellement des concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier et logiciels des cimetières – Enregistrement des titres, les registres – Contrôle et délivrance des autorisations aux pompes funèbres et aux agents chargés de la police funéraire – Dossiers de reprise des concessions.
Fonction Elections :
*Suivi des inscriptions et des radiations, préparation de la commission électorale,
*En lien avec la direction, gestion matérielle et administrative des scrutins
Assurances :
*Saisie et suivi des dossiers assurantiels RC, DAB, Flotte auto
Fonction urbanisme :
*Enregistrement des dossiers non dématérialisés et délivrance des récépissés de dépôt,
Autres domaines d’action plus ponctuels :
*Agriculture
*Jurys d’assises
*Dossiers de catastrophe naturelle et de calamité agricole
*Titres sécurisés (passeports, CNI)
*Remplacements ponctuels sur l’accueil
*Délivrance des attestations d’accueil aux ressortissants étrangers

Conditions d’exercice et sujétions particulières :
– Horaires de bureaux
– L’agent est mobilisé les week-end d’élection Profils recherchés Une expérience dans une fonction similaire, de type secrétaire de mairie de plus petite taille ou équivalent, serait appréciée.

Les  » savoirs  » :
– Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,
– Techniques de secrétariat et bureautique, outil informatique,
– Principes rédactionnels de courriers,
– Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
– Standard téléphonique, annuaire de la collectivité et des partenaires,
– Photocopie et assemblage des documents,
– Tri, classement et archivage.

Les  » savoir-faire  » :
– Maitriser toutes les techniques en matière de secrétariat et de bureautique,
– Maîtriser les techniques de transmission des documents (scan, mailing…),
– Gérer les agendas,
– Organiser l’agenda du maire en tenant compte des déplacements,
– Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
– Maitriser les techniques de classement et d’archivage des dossiers,
– Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
– Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
– Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.

Les  » savoir-être  » :
– Sens du relationnel, esprit d’équipe,
– Autonomie,
– Sens de l’initiative,
– Réactivité,
– Discrétion,
– Rigueur,
– Organisation,
– Méthode.