CDI

Assistant(e) Gestion Administrative H/F

Publié il y a 1 semaine par AP FORMATION
Toulouse, Occitanie
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Description du poste

AP FORMATION, Organisme de Formation et CFA du Groupe Icadémie, spécialisé dans les formations Digital, Infographiste Web et en Dessinateur Bureau d’Etude, nous proposons aux stagiaires de suivre nos formations en Alternance ou en Formation Continue et en présentiel à Toulouse ou en E-learning.Effectif de la société : 12 collaborateurs Nous recherchons un(e) Assistant(e) Gestion Administrative H/F pour accompagner le développement de notre centre de formation présent sur Toulouse depuis 2002A ce poste, vos missions seront :1. Accueil Téléphonique & Physique :-  Gestion du standard téléphonique-  Gestion de l’accueil physique du centre (incluant l’ouverture du centre le matin à 8h30 et des salles de formation)2. Gestion Administrative de la Formation :- Établissement des dossiers formation professionnelle et, le cas échéant, dépôt sur les plateformes des financeurs (OPCO,Transition Pro, Sigma, Karoussel, CERES, EDOF, KAIROS, …)- Aide au traitement administratif des dossiers formation professionnelle- Assurer la mise en place, l’organisation et le fonctionnement des différentes sessions de formation, à savoir :- Veiller à la préparation administrative ; constitution, suivi et tenue des dossiers des stagiaires,- S’assurer de l’organisation matérielle des classes, du bon fonctionnement des équipements à disposition des stagiaires (Accueil, réfectoire, ordinateurs, vidéoprojecteurs…)- Faire respecter l’organisation des plannings horaires journaliers par les stagiaires et les formateurs,- S’assurer de la bonne communication entre les personnes en formation, les formateurs et le centre ; Information des stagiaires, réponses aux demandes administratives des stagiaires, (attestations, certificats,…),- Faire le suivi quotidien des feuilles de présence et des divers documents inscrits dans notre charte qualité- Faire le suivi des dossiers des stagiaires durant leur séjour en stage professionnel externe- Mesurer le niveau de satisfaction dans le cadre de notre démarche qualité.- Clôturer les sessions de Formation : Établir et enregistrer les statistiques, Classer, – Saisir et Archiver les dossiers et éléments de chaque session de Formation terminée.3. Gestion Administrative :- Administratif scolarité : feuilles d’émargement, gestion des formateurs, édition cartes d’étudiants, certificats de scolarité, convention de stage, …- Aide à la préparation de la Facturation des dossiers formation professionnelle-  Administratif divers : Classement, Traitement du Courrier, archivage, numérisation-  Gérer les achats : fournitures, papier, commande de repas … en lien avec l’activité du centre BAC ou Formation en Secrétariat ou Assistanat minimumNous recherchons avant tout une personne ayant le sens de la collaboration et l’esprit d’équipe.Organisé, Diplomate et Polyvalent, vous maîtrisez Word et Excel ?Vous êtes adaptable, rigoureux et réactif ?Alors ce poste est fait pour vous !Expérience souhaitée sur un poste Administratif idéalement dans le secteur de la formation.Type d’emploi : Temps plein, CDISalaire : 1 700,00€ à 1 800,00€ par moisMesures COVID-19:Port du masque obligatoire au sein de notre centre de formation

Il y a 1 semaine
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