Business Operations Specialist (Administration & Operations) (H/F)

Description du poste
Suivi commercial et relation client
– Suivi des prospects et des clients existants
– Préparation et suivi des devis
– Préparation, émission et suivi des factures
– Relances clients et suivi des paiements
– Suivi des renouvellements de licences
– Coordination des demandes commerciales entrantes
– Préparation des éléments nécessaires aux démonstrations et rendez-vous clients
– Suivi des partenaires, revendeurs et apporteurs d’affaires
– Échanges réguliers avec des clients internationaux en anglais
Administration et organisation interne
– Gestion administrative quotidienne de l’entreprise
– Organisation et suivi des documents internes
– Mise en place et amélioration des procédures
– Suivi des contrats, bons de commande, factures et documents clients
– Structuration des processus internes pour accompagner la croissance
– Mise en place d’indicateurs simples de suivi commercial, administratif et financier
– Amélioration continue de l’organisation de l’entreprise
Comptabilité, juridique et conformité
La personne recrutée ne remplacera pas l’expert-comptable ni l’avocat de l’entreprise, mais deviendra leur point de contact.
– Coordination avec l’expert-comptable
– Préparation et transmission des documents comptables
– Suivi des paiements, factures fournisseurs et justificatifs
– Amélioration des processus comptables internes
– Coordination avec l’avocat pour les sujets contractuels et juridiques
– Suivi des conditions générales de vente, contrats, assurances et documents légaux
– Identification des points à améliorer et suivi de leur mise en œuvre
Processus, qualité et gestion des risques
– Participation à la structuration des processus internes
– Mise en place ou amélioration de procédures qualité
– Contribution à la mise en place d’un PCA/PRA adapté à la taille de l’entreprise
– Documentation des procédures importantes
– Suivi des risques opérationnels, administratifs et contractuels
– Proposition d’améliorations concrètes pour fiabiliser le fonctionnement de l’entreprise

Profil recherché
Qualités Obligatoires
– Très bon niveau d’anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral
– Excellentes qualités de rédaction en français et en anglais
– Forte autonomie et grande rigueur
– Très bonne capacité d’organisation
– Capacité à suivre plusieurs sujets en parallèle
– Experience dans la relation client B2B
– Capacité à représenter sérieusement l’entreprise auprès de clients internationaux
– Esprit d’initiative et capacité à proposer des améliorations
– Bonne compréhension des enjeux administratifs, commerciaux et financiers d’une PME ou startup
– À l’aise avec les outils numériques : CRM, tableurs, outils collaboratifs, gestion documentaire
Qualités Appréciées
– Expérience dans une startup, un éditeur logiciel, une ESN ou une entreprise SaaS B2B
– Expérience en environnement international
– Expérience dans la facturation, les relances et le suivi des renouvellements
– Notions de droit commercial, contrats, assurances ou conformité
– Maîtrise des outils d’IA générative (ChatGPT, Claude, Gemini ou équivalents)
– Intérêt pour la cybersécurité ou les logiciels techniques

Qualifications
– Une formation en gestion, commerce, administration des entreprises, droit, finance ou équivalent est appréciée
– Le niveau de diplôme est moins important que l’autonomie, la rigueur et l’expérience réelle
– Une expérience de 3 ans minimum dans un poste opérationnel, administratif, commercial ou de coordination est souhaitée
– Une expérience dans un environnement B2B international est un vrai plus
– Le niveau d’anglais et les différentes qualités seront testés lors de l’entretien

Rémunération/Avantages
– Type d’emploi : Temps plein, 35h, CDI
– Statut : Cadre
– Télétravail complet
– Salaire : 40000€ à 46000€ brut annuel selon le niveau
– PEI/PEIRCO avec abondement avantageux