Job description
Hermès, maison dartisans, est fière dune tradition de communication ancrée et vivante de création et de conception de très beaux objets de communication.
Sa stratégie de communication repose sur le rayonnement de la signature Hermès dans un esprit de synthèse des messages corporate, institutionnels et offre, tout autant que sur la protection de son modèle dentreprise.
Le métier de la communication chez Hermès est mu par les mêmes principes que ceux de lensemble des métiers : lacte créatif et non marketing comme point de départ, lexcellence des savoir-faire, lexigence de qualité dexécution et le respect du cadre budgétaire et temporel.
Positionnement :
Lassistant(e) de direction bilingue intervient auprès des Directions associées à la communication de loffre et de linstitutionnelle.
Contexte :
La Direction de la Communication réunit des experts de la stratégie, de la conception, de la production et de lactivation des outils de communication, implémentés par les filiales du Groupe.
Il sagit dune équipe dont la mission est de faire rayonner la maison tout autant que de protéger son modèle dentreprise.
Forte dune tradition de communication singulière, la maison Hermès porte une attention particulière à la pertinence de ses messages tout autant quà la qualité de ses réalisations, tant à travers des idées originales quà travers une qualité dexécution irréprochable.
La maison Hermès parle dune même voix à travers le monde tout en préservant et en encourageant les sensibilités et expressions locales. Léquilibre entre une cohérence de ton et une richesse multi-locale est un point clé du rôle de léquipe de communication.
Cest dans le dialogue et le respect des libertés de création et dactivation que cet équilibre se fait.
Les Directions associées à la communication de loffre et de linstitutionnel travaillent étroitement avec les talents créatifs internes et externes et lensemble des collaborateurs des équipes de communication à Paris et en filiales ; mais sont aussi et surtout les partenaires privilégiés des directions métiers, de la direction du patrimoine, de la direction commerciale et de lagence partenaire des campagnes publicitaires.
Mission générale
Lassistant(e) de direction bilingue a pour mission de seconder et faciliter le travail de la Directrice Associée de la communication Institutionnelle et de la Directrice Associée de la communication Offre, dans un esprit daccompagnement de leurs équipes respectives et de synergie vis-à-vis de lensemble de leurs interlocuteurs.
Principales activités
Assister les directrices dans une logique de gain de temps et defficacité
Pour chacune des Directrices :
Gestion de lagenda complexe et mouvant en anticipant les différentes échéances liées aux temps forts de lannée notamment en étroite collaboration avec les assistantes CODIR et lassistante du Directeur de la Communication ;
Accueil des visiteurs ;
Gestion des appels téléphoniques ;
Organisation des réunions (réservation salles, déjeuners ) ;
Suivi et envoi du courrier ;
Création de documents powerpoint pour présentations diverses ;
Rédaction de comptes-rendus de réunions ;
Relaie et remonte les informations ;
Gestion des notes de frais ;
Organisation des voyages (réservation transports, hôtel, suivi des visas, planning sur place).
2. Faciliter le quotidien de lensemble de léquipe au sein du département
Organisation et gestion de larrivée des nouveaux collaborateurs : prise en charge les commandes dordinateurs, logiciels et téléphones et assure lorganisation du parcours dintégration ;
Assurer le relai avec la téléphonie, la DSI pour la mise en place de nouvel équipement et avec tout service technique interne ou externe ;
Mettre à jour les effectifs et actualiser lorganigramme des deux directions ;
Collaboration avec la DRH pour toute distribution de documents administratifs/invitations ;
Dans les moments de fortes affluences soutenir de façon ponctuelle les besoins administratifs du département : création comptes fournisseurs, bon de commandes, réception factures etc.
Coordination des souhaits de congés et consolidation des plannings de congés/absences de toute nature ;
Gestion des commandes de fournitures du département, de cartes de visite, cartes de vœux, recharges dagenda etc. ;
Gestion et suivi du budget de fonctionnement en lien avec les équipes projets et le Département Comptabilité
3. Animer le collectif au service de la qualité de vie au travail
Organiser les temps forts du département : séminaires, réunions déquipe, pots de départ, réservation de salles de réunion ;
Organiser régulièrement des visites du musée, de magasins ou dateliers ;
Centraliser et diffuser les informations liées aux événements Hermès ;
Sassurer du bon fonctionnement du bureau et optimiser le rangement des espaces communs ;
Accompagner les changements de bureaux, aménagement, réaménagements ou déménagements en lien avec les services généraux.
Finalités :
Comprendre les attentes et besoins des Directrices Associées, de leurs équipes et proposer des solutions pour y répondre au quotidien
Développer un esprit de service convivial et efficace
Être acteur et force de proposition dans lélaboration et la mise en place de moments déquipe / doutils / de process pour faciliter la vie du département
Entretenir des relations fluides avec lensemble des interlocuteurs de la Direction Communication tant en interne quen externe
Profil :
Expérience confirmée en assistanat de direction
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Capacité à utiliser couramment l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
Aptitudes rédactionnelles, esprit de synthèse et danalyse
Disponibilité, réactivité, dynamisme et force de proposition
Autonomie, sens de lorganisation et rigueur
Qualités relationnelles (aisance, diplomatie, qualités de médiateur, de facilitateur)
Sens du service, agilité et sang-froid
Discrétion et respect de la confidentialité
