Chargé d’administration (H/F)

« Le Groupement d’Employeurs et de Moyen de l’Economie Sociale Centre-Val de Loire a pour objet :
– La mutualisation des moyens ( locaux, prestations, matériels)
– La mise à disposition des compétences de ses salariés (2)
– La participation à l’animation de la MRESS (Maison Régionale de l’ESS) Centre-Val de Loire
Les adhérents du GEMES Centre-Val de Loire sont des organismes régionaux de représentation de l’ESS et de ses familles, ainsi que des dispositifs régionaux de l’ESS. A ce jour il y a 9 structures adhérentes.

Sous la responsabilité et l’autorité hiérarchique du Président du GEMES Centre-Val de Loire.
Le/la chargé.e d’administration sera accompagné.e dans sa mission par un comité de direction, composé des directeurs et directrices des structures adhérentes du GEMES,
Le GEMES est composé de deux salariés : le/la Chargé d’administration et une chargée d’entretien.

Missions principales :

1- Vie statutaire
– Préparation, organisation et suivi administratif des réunions statutaires : calendrier, ordre du jour, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions statutaires, rédaction du rapport d’activités, appel à cotisation, .
– Animation des réunions statutaire, en appui du Président

2. Gestion administrative
– Gestion et suivi du courrier, mail
– Suivi des factures prestataires : classement, paiement
– Préparation des demandes de financement et suivi des conventions
– Remontées des informations en lien avec les contrats de travail (heures, congés payés, Cihl.)
– Saisie des tableaux de suivi : réservation de salle, consommables, photocopies.
– Rédaction et suivi des conventions de sous-location
– Construction d’outils de gestion et de suivi
– Autres tâches administratives ou de gestion (ex : archivage.)

3. Gestion des prestataires
– Négociation et vie du contrat : informatique, téléphonie, photocopieur, , propriétaire des locaux, comptable
– Suivi des factures : classement et règlement

4. Gestion des achats mutualisé
– Achat et suivi des stocks et préparation des commandes mutualisées
– Achat et suivi du matériel partagé
– Proposition de bonnes pratiques d’achats écologiquement responsables

5. Animation de la mutualisation
– Diagnostic des besoins et évaluation des « prestations » proposées aux adhérents
– Construction d’outils de planification ou de procédures pour les usages collectifs : planning partagé, utilisation des salles de réunion interne/externe, utilisation du matériel partagé, .
– Gestion et suivi des travaux et aménagement des espaces à usage collectif (salles de réunion, cuisine, sanitaires.) en lien avec le GT vie quotidienne
– Préparation et animation des comités de direction : ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions

6. Animation de la vie de la MRESS
– Accueil et rédaction d’outils à destination des nouveaux salariés, nouveaux adhérents (ex : livret d’accueil)
– Proposition et organisation de temps collectifs pour favoriser l’interconnaissance, les réflexions collectives, les échanges conviviaux
– Proposition et organisation de formation aux équipes salariées et aux bénévoles de la MRESS
– Propositions d’outils/supports de communication à destination des extérieurs et salariés