Chargé-e d’administration (H/F)

Missions principales :
1- Vie statutaire
– Préparation, organisation et suivi administratif des réunions statutaires : calendrier, ordre du jour, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions statutaires, rédaction du rapport d’activités, appel à cotisation, .
– Animation des réunions statutaire, en appui du Président
2. Gestion administrative
– Gestion et suivi du courrier, mail
– Suivi des factures prestataires : classement, paiement
– Préparation des demandes de financement et suivi des conventions
– Remontées des informations en lien avec les contrats de travail (heures, congés payés, Cihl.)
– Saisie des tableaux de suivi : réservation de salle, consommables, photocopies.
– Rédaction et suivi des conventions de sous-location
– Construction d’outils de gestion et de suivi
– Autres tâches administratives ou de gestion (ex : archivage.)
3. Gestion des prestataires
– Négociation et vie du contrat : informatique, téléphonie, photocopieur, , propriétaire des locaux, comptable
– Suivi des factures : classement et règlement

4. Gestion des achats mutualisé
– Achat et suivi des stocks et préparation des commandes mutualisées
– Achat et suivi du matériel partagé
– Proposition de bonnes pratiques d’achats écologiquement responsables
5. Animation de la mutualisation
– Diagnostic des besoins et évaluation des « prestations » proposées aux adhérents
– Construction d’outils de planification ou de procédures pour les usages collectifs : planning partagé, utilisation des salles de réunion interne/externe, utilisation du matériel partagé, .
– Gestion et suivi des travaux et aménagement des espaces à usage collectif (salles de réunion, cuisine, sanitaires.) en lien avec le GT vie quotidienne
– Préparation et animation des comités de direction : ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions
6. Animation de la vie de la MRESS
– Accueil et rédaction d’outils à destination des nouveaux salariés, nouveaux adhérents (ex : livret d’accueil)
– Proposition et organisation de temps collectifs pour favoriser l’interconnaissance, les réflexions collectives, les échanges conviviaux
– Proposition et organisation de formation aux équipes salariées et aux bénévoles de la MRESS
– Propositions d’outils/supports de communication à destination des extérieurs et salariés

Vous avez un Bac+2/+3 et/ou ayant une première expérience professionnelle significative.

COMPETENCES
– Gestion
– Négociation commerciale
– Animation
– Usage d’outils numériques
QUALITES RECHERCHEES
– Adaptabilité et ouverture d’esprit.
– Anticipation.
– Ecoute.
– Méthode et rigueur.
– Sens de l’initiative.
– Autonomie de travail.
– Savoir travailler en collectif.

Candidature CV+Lettre de motivation