Chargé(e) d’accueil – Assistant(e) (H/F)

Le Chargé(e) d’accueil – Assistant(e) (H/F) est le premier interlocuteur au sein de l’organisme. Il / Elle participe à promouvoir l’image de La Maison Pour Tous en apportant un premier niveau de réponses et/ou en orientant le client vers les services compétents. Il / Elle est rattaché(e) au service des Ressources Humaines dans le cadre des moyens généraux et assiste le siège administratif sur un certain nombre d’activités.

Activités :

– Accueillir, informer et orienter les visiteurs du siège administratif (accueil physique et téléphonique)
– Prendre en charge et alerter en cas d’incidents survenant à l’accueil
– Réceptionner l’ensemble des courriers postaux adressés à La Maison Pour Tous, les trier et assurer le dispatching auprès de la direction générale puis des services
– Préparer et s’assurer du départ du courrier postal du siège administratif
– Centraliser, enregistrer et transmettre toutes les demandes nécessitant une intervention et / ou une réponse de l’organisme :
o Créer les scans éventuels et les faire parvenir aux services
o Créer les affaires dans le logiciel Suivi d’Affaires WEB (notamment Charges locatives, MVE, etc.)
– Traiter quotidiennement la boite mail générique de La Maison Pour Tous en répondant directement à certaines demandes ou en les transférant dans les différents services
– Transmettre les informations d’astreinte chaque début de semaine à l’ensemble des collaborateurs et être garant du transfert hebdomadaire des appels vers le téléphone portable du personnel de terrain d’astreinte
– Assister les visiteurs dans certaines opérations administratives et rédactionnelles, notamment les demandes de logement
– Organiser et actualiser la documentation en libre-service
– Assurer un appui administratif au siège dans le cadre des moyens généraux :
o Suivre et programmer l’entretien annuel et courant (pannes) des véhicules en partage à Montmorot,
o Recenser les besoins de consommables pour les salles de réunions du siège et effectuer les commandes,
o Soutenir ponctuellement les services en cas de besoin.

Compétences clés :

– Connaître le fonctionnement de l’ensemble des activités de la Coopérative
– Identifier et traiter une demande client
– Maitriser les outils bureautiques et métiers
– Maitriser la rédaction de courriers professionnels

Aptitudes requises :

– Sens de la relation client
– Sens de l’organisation et rigueur
– Devoir de réserve et de confidentialité
– Esprit d’équipe
– Autonomie
– Aisance relationnelle écrite et orale
– Capacité d’écoute distanciée et empathie
– Capacité à rester calme (même dans les situations complexes)
– Respect des délais

Profil :

Bac ou Bac PRO dans le domaine du secrétariat / administratif , expérience souhaitée

Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.