Collaborateur(trice) de direction générale des services

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur Métier(s)Assistant ou assistante de direction Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an Rémunération indicativerémunération statutaire Descriptif de l’emploi Mission principale : Collaborateur(trice) direct(e) de la Directrice Générale des Services, il/elle l’assiste dans la gestion, le suivi et l’organisation de ses missions. Il/Elle a en charge des suivis de dossiers spécifiques. Il/Elle effectue la suppléance de l’assistant du Cabinet du Maire. Missions et conditions d’exercice Missions de secrétariat et de coordination :
> Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
> Recevoir le public (usagers, agents, représentants institutionnels…)
> Soutenir administrativement et logistiquement la direction générale
> Gérer l’agenda du DGS et préparer les documents utiles (ordres du jour, comptes rendus)
> Gestion du courrier et des parapheurs physiques ou dématérialisés
> Centraliser, suivre et classer les dossiers, conventions…
> Mettre en place et suivre un système de suivi et d’alerte des dossiers à traiter, y compris sur les Systèmes d’Information Informatisés internes et externes (courriers, réponses attendues…)
> Assurer un relai d’informations descendantes et ascendantes auprès des services

Autres missions :
> Effectuer un travail de recherche et d’information afin de constituer des fonds de dossier (organisation du fonds documentaire vivant et de l’archivage…)
> Rédiger des courriers, conventions, ordres de jour de réunions, supports de réunions, projets de délibérations, PPT, en autonomie ou sur la base d’éléments fournis pour les plus complexes
> Préparer des ordres du jour de réunion, des comptes-rendus, des courriers, des rapports
> Réaliser et suivre des tableaux de bord d’activités et de reporting
> Assurer le suivi des préconisations du référent RGPD sur la structure
> Gérer le traitement du courrier de la collectivité : en assurer l’enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services en binôme
> Gérer les assemblées en binôme

Assurer la suppléance de l’Assistant(e) du Cabinet du Maire en son absence
-Gestion de l’agenda du Maire, des appels et rendez-vous, des réclamations des administrés
-Préparation des dossiers de réunions communales-communautaires et départementales)
-Gestion du courrier, parapheurs physiques ou dématérialisés, courriels et invitations
-Tri, classement et archivages des documents Profils recherchés COMPETENCES REQUISES
* Minimum Bac + 2, expérience
* Connaissances juridiques et du fonctionnement des collectivités territoriales
* Discrétion professionnelle absolue
* Maîtrise des outils informatiques (Pack office, Outlook) et facilité à appréhender tout logiciel métier
* Maîtrise parfaite de l’expression écrite et orale
* Qualités relationnelles, bienveillance, aptitude à la communication
* Capacités d’organisation, de planification et de priorisation
* Autonomie, réactivité, force de proposition et capacité au reporting