Coordinateur services généraux H/F (H/F)

Entreprise indépendante créée en 2002, ACE emploi répond aux besoins d’intérim, d’externalisation du service RH et de recrutement des entreprises dans tous les secteurs d’activité.

ACE emploi est forte d’une équipe de collaborateurs professionnels du recrutement, bercés par les valeurs du groupe : proximité, disponibilité, réactivité, intégrité, transparence. Notre réseau de 8 agences recrute des candidats motivés et de qualité dans tous les services d’activité.

Au sein d’un société à taille Humaine, appartenant à un Groupe, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur Général, et notre responsable service généraux groupe, vous gérez en autonomie les sujets suivants :

1) Gestion des bâtiments/sites de Bernin et Villepinte :

– Maintenances, réparations et contrôles règlementaires & techniques: Contrôles, analyses, négociations, achats, relances, vérifications, recherches de prestataires, conformités de livraisons / réalisations, contrats conformes, contrôles factures.
– Accompagnement du Responsable QHSE sur la sécurité multi-sites
– Vérification périodiques et sécurité des installations, détection des problèmes à solutionner, anticiper, réagir en cherchant des solutions, les faires chiffrer, les faire valider par Général Manager et les planifier, accueil et suivi avec les prestataires.

2) Gestion administrative :

– Assurances : groupe (dommages et biens, responsabilité civile, transport, …)
– Gestion des assurances de la société
– Gestion des contrats liés aux Services Généraux, pointage et validation des factures
– S’assurer avec le service Travaux de la centralisation des attestations et mise à jour.
– Mise à jour des attestations légales sur les plates formes (ACTRADIS, e-attestations, etc..) en back-up des administratifs service Travaux.

3) Gestion de la Flotte automobile :

– Gestion de la flotte en fonction de la classification des véhicules selon population (rappel des règles et politique groupe à ce sujet aux interlocuteurs concernés)
– Gestion des commandes en accord avec la politique du groupe (marquage…)
– Gestion des cartes carburants et télépéages : commande et gestion (duplicatas…) Validation des factures
– Gestion et suivi des sinistres, et des entretiens
– Gestion des contrats d’assurance de la flotte automobile

4) Transverses / Frais généraux :

– Assurer l’accueil téléphonique et physique
– Achats de matériels, services et consommables, téléphonie mobile, Mobiliers, photocopieurs, papeteries, etc
– Gestion et suivi de la flotte de téléphonie mobile

5) Management, et back up de l’hôtesse d’accueil

– Accueil physique et téléphonique.
– Manager l’hôtesse d’accueil
– Être en capacité à être back up en cas d’absence :
– Ouverture et répartition du courrier arrivé
– Affranchissement et remise au facteur du courrier au départ
– Administratif RH (gestion des contraints intérimaires, heures,…)

Le poste :

– Poste à pourvoir en CDI
– 35h du lundi au vendredi
– Salaire : 2250€/mois en fonction du profil
– Tickets restaurant

Votre profil :

– Vous possédez idéalement une formation supérieure BAC +2 à BAC +3, (de type BTS Assistant de Manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, AM, DUT GEA, licence)
– Vous disposez impérativement d’une expérience réussie sur des services généraux, gestion du bâtiment.

Gestion administrative du courrier

Planning du personnel

Modalités d’accueil

Assurer un accueil téléphonique