Description de la mission
Sous l’autorité du Responsable du pôle inscription administrative et droits de scolarité et en étroite coordination avec l’ensemble de l’équipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :
Assister le Responsable du pôle dans le suivi administratif des dossiers spécifiques :Participer à l’étude des dossiers complexes d’inscription administrative et des changements de situation dans le cadre des dispositions dérogatoires… ;Participer à l’étude de dossiers spécifiques que le responsable pourra vous confier et notamment les études de demande d’indépendance financière pour le calcul des droits de scolarité ;Coordonner la répartition des dossiers en fonction des priorités données par le Responsable et reporting.
Accueillir et informer les étudiants français et étrangers au sein d’un centre d’accueil appelé Centre des services étudiants ;
Gérer et suivre les dossiers d’inscription administrative :Organisation et participation au processus des inscriptions administratives : réception des dossiers, gestion et traitement des différents dossiers étudiants, émission des cartes d’étudiants… ;Calcul des droits de scolarité en fonction des différentes catégories et information des étudiants ;Application du statut étudiant : vérification de la couverture de sécurité sociale, vérification de la Contribution Vie étudiante et Campus (CVEC) …Référent administratif d’un campus en région ;Établissement de statistiques concernant les différentes populations d’étudiants (Collège universitaire, différents Campus, Masters, Doctorants, etc…).
Participer à l’actualisation des outils (site internet, inscription en ligne, informations communes, procédures) et à l’organisation de la campagne d’inscription ;
Participation à la campagne annuelle de statistiques ministérielles ;
Former les nouveaux collaborateurs ;
Être garant de la bonne image et de la qualité du service.
Fonctions classiques de secrétariat : Participation à des réunions, accueil physique, en ligne (zoom) et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, fournitures, affichage.
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.
Profil
Formation BAC+3 (gestion /administration) et vous bénéficiez d’une expérience réussie de 5 ans minimum dans une activité similaire
Maîtrise des outils informatiques (surtout Word et Excel) et des techniques d’information (intranet/internet et messageries)
Capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité)
Rigueur, dynamisme, efficacité et polyvalence
Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail et à travailler en équipe
Qualités relationnelles, d’écoute et sens de l’accueil
Sens de la confidentialité et du service
Aisance avec la manipulation des chiffres et du reporting
Anglais courant écrit et parlé indispensable
