Gestionnaire Admission et Scolarité (H/F)

Au sein du service Admission et Scolarité, nous recrutons un Gestionnaire Admission et Scolarité F/H en CDI. Vous travaillerez au sein d’une équipe de 12 personnes réparties sur les campus de Talence, Marseille, Paris et Toulon, et serez rattaché/rattachée à la Responsable Admission & Scolarité, basée sur le campus de Talence.

Le service Admission & Scolarité, qui assure le suivi administratif de l’étudiant de son admission à sa diplomation, est un maillon essentiel de la satisfaction étudiante.

Véritable service de mutualisation et de centralisation, ce service est également un département support auprès de la Direction des Programmes et des étudiants.

Les domaines d’intervention du service Admission & Scolarité sont, pour l’essentiel :

– L’organisation des concours
– L’intégration des nouveaux étudiants
– L’organisation des examens
– La diplomation
– Le support pédagogique
– Vos missions seront les suivantes :

1. Gestion logistique des examens:

– Veiller à la bonne planification des examens en coordination avec le service planification
– Assurer le suivi et la réception des sujets d’examens
– Gérer les besoins en matière de recrutement des surveillants
– Envoyer les convocations aux étudiants dans le cadre de leurs examens
– Effectuer la gestion et le suivi des récupérations et retours des copies d’examen par les professeur

2. Gestion de la scolarité

– Garantir la bonne qualité des données pédagogiques et scolaires des étudiants.
– Saisir les décisions de jury pour publication.
– Envoyer les attestations diverses et relevés de notes.
– Saisir les notes de rattrapage.
– Participer aux jurys de passage et de diplomation.

3. Organisation des concours :

– Organiser l’accueil des jurys
– Organiser les épreuves écrites et orales dans le respect des règlements des banques d’épreuves
– Veiller au respect du principe d’égalité de traitement des candidats et à la matérialisation de conditions propices à la bonne passation des oraux
– Générer les affectations et s’assurer du bon déroulement des épreuves (modification des créneaux de passages, annulation, gestion des imprévus)
– Saisir, vérifier et envoyer les notes aux banques d’épreuves
– Gérer les demandes de communication des justifications des évaluations jurys
– Assurer le back-office pour les membres des jurys et candidats

4. Gestion des inscriptions administratives :

– Administrer les dossiers d’inscription des étudiants (contrôler les pièces à fournir, valider les prérequis académiques des étudiants français et internationaux)
– Répondre et accompagner les étudiants dans l’avancement de leur dossier avant et après leur rentrée, en coordination avec les services Comptabilité, Alternance et Programmes dans le respect des délais.
– Participer à l’organisation des rentrées administratives
– Assurer un reporting régulier sur le traitement des dossiers administratifs

Profil recherché et compétences métier :

– De formation Bac+2/3 dans le domaine de la gestion, administration ou relation client
– Expérience de 3 ans minimum souhaitée sur un poste similaire
– Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur serait un plus
– Bonne capacité rédactionnelle
– Capacité à travailler en équipe, en transversalité et à distance
– Utilisation d’office 365, notamment Excel
– La connaissance d’un ERP serait un plus
– Anglais niveau C1 souhaité, B2 exigé

Soft skills :

– Sens du service client
– Très bon relationnel
– Réactivité et dynamisme
– Agilité, capacité d’adaptation
– Capacité d’organisation, rigueur
– Polyvalence