Gestionnaire Planification (H/F)

Au sein du pôle planification, nous recrutons un/une Gestionnaire Planification. Vous travaillerez au sein d’une équipe répartie sur les campus de Marseille, Talence, Paris et Toulon et serez rattaché/rattachée au Responsable Admission et Opérations Administratives. Vous planifierez les cours et activités tels que prévus par le programme et participerez à l’organisation et à l’optimisation des process de planification en collaboration avec les différents services supports et à destination de l’ensemble des publics concernés par la planification (corps professoral, programmes, services supports, étudiants).

Vos missions seront les suivantes :

1/ Planification des interventions d’enseignement et autres activités pédagogiques
– Suivre et compléter la planification des formations dans le plan de formation – Eduplanner.
– Programmer et planifier les séances d’enseignement des intervenants en tenant compte des contraintes pédagogiques, réglementaires et techniques.
– Garantir la bonne diffusion et maîtrise des plannings d’interventions aux parties prenantes et aux services supports.
– Inscrire les apprenants sur leurs séances de cours, d’examens, autres activités.
– Suivre l’émargement des séances afin de garantir le suivi d’assiduité des apprenants et la facturation des entreprises pour les apprenants en alternance.
– Effectuer un reporting régulier sur l’avancement de la planification.

2/ Contrôle qualité
– Opérer les ajustements et paramétrages nécessaires sur les fiches de cours et dans le SI Scolarité (GR) en vue du déploiement des enseignements.
– Contrôler régulièrement les conflits éventuels sur les plannings des apprenants et apporter les correctifs nécessaires.
– Contrôler régulièrement l’état et l’émargement des séances planifiées.

3/ Accompagnement des intervenants
– Etre l’interface entre les intervenants (permanents, intervenants occasionnels, prestataires) et l’Ecole sur les aspects logistiques des cours pour en faciliter le déploiement. A savoir: accompagnement pour accéder aux plateformes KEDGE, mise en place des aménagements spécifiques en salle ou en distanciel, rappel des deadlines d’examens, etc.

4/ Gestion des salles du campus de Marseille
– Allouer les salles pour les grands évènements récurrents de la vie de l’Ecole (rentrées, concours, conférences,.) en travaillant avec anticipation avec les demandeurs.
– Traiter les demandes individuelles des staffs, étudiants, professeurs de réservation d’espaces sur le campus.
– Travailler en transversalité avec les gestionnaires de planification opérant sur le campus pour répartir équitablement les salles entre les formations.
– Travailler avec les services Facility et IT Support pour adapter la capacité et l’équipement des salles.
– Etre garant de la mise à jour des ressources salles dans le SI : capacité des salles, état de maintenance.

Profil recherché et compétences métier :
– De formation supérieure Bac +2/3 dans le domaine de l’administration, gestion de production, logistique.
– Expérience professionnelle minimum de 2 ans souhaitée sur un poste similaire, en assistanat ou planification.
– Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
– Compétences en traitement de données et saisies sur des systèmes d’information complexes.
– Esprit méthodique et pratique
– Capacité d’organisation
– Maîtrise Office 365, notamment une très bonne maîtrise d’Excel
– Maîtrise d’un ERP et/ou logiciel de planification souhaité
– Anglais niveau B1 souhaité

Soft skills :
– Sens du service client
– Polyvalence
– Autonomie
– Rigueur et précision
– Réactivité et capacité à prendre des initiatives
– Agilité et capacité d’adaptation

-30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an
– Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle
– Prise de poste: septembre 2025