Office manager

ARCADE TERTIAIRE est spécialisée dans le recrutement de profils cadres et non cadres, en intérim, CDI et CDD. Nous intervenons sur les fonctions support entreprises et sur les métiers de la maintenance.

Notre client, un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, recherche dans le cadre d’une mission d’intérim d’un mois renouvelable jusqu’à la fin de l’année :

Un assistant administratif et budgétaire (H/F)

Lieu : 75001 PARIS
Rémunération : 30 à 40€ brut annuel
Base hebdomadaire : 35h

Dans le cadre de cette mission, votre rôle sera d’assister les membres de l’équipe en prenant en charge le suivi administratif, logistique et budgétaire de ses activités sur les missions suivantes :

Réaliser les missions de secrétariat ;
– Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques ) ;
– Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ;
– Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;
– Assurer l’accueil téléphonique et physique de la division ou du département ;
– Tenir à jour une documentation, un classement ;
– Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, etc.) ;
– Organiser la logistique de réunions ou séminaires.

Prendre en charge certains dossiers en appui de l’activité de la structure :
– Concevoir, mettre en place et animer la mise à jour d’une documentation informatique et papier ;
– Élaborer des supports de communication ;
– Assister les spécialistes du domaine dans le suivi de dossiers liés à l’activité ;
– Rédiger les relevés de décisions des réunions de la division/département ;
– Accueillir les nouveaux arrivants : modes de fonctionnement, procédures.

Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe :
– Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages
– Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
– Gérer les contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes

Profil recherché :

Titulaire d’un bac+2, vous justifiez d’une expérience significative sur un même poste.

Vous êtes organisé(e), disponible, flexible et vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles. Vous maitrisez le pack office et vous avez de bonnes techniques de classement et d’archivage.

Vous appréciez le travail en équipe, et vous disposez d’un bon niveau en Anglais.

Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.

Assurer un accueil téléphonique

Assurer la gestion administrative et financière d’une activité