Référent(e) Administratif(ve) (H/F)

REFERENT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F
CDI à Temps Complet dès que possible

Le Groupe Saint Michel, situé à Reims (51), recherche un(e) Référent(e) Administratif(ve) pour le Centre de Formation.

1) Les missions :
Sous la responsabilité du Directeur(trice) du Centre de Formation, il/elle devra assurer les missions suivantes :

– Suivre les dossiers administratifs des alternants
– Élaborer les plannings pédagogiques et gérer les modifications
– Suivre les relations partenariales avec les entreprises et les financeurs
– Suivre les obligations réglementaires

2) Compétences requises :
Savoir
– Bonne connaissance du fonctionnement de l’alternance, de l’apprentissage, des référentiels des titres professionnels CAP, BTS, Bachelors et Mastères
– Bonne maîtrise des démarches administratives liées à l’inscription aux examens et à la gestion des dossiers stagiaires
– Connaître les techniques pédagogiques
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, CRM, outils de gestion de plannings type GALIA)
Savoir-faire
– Élaboration et mise en place des plannings annuels des formations pour les titres professionnels et les cursus CAP, BTS, Bachelors et Mastères
– Coordination des emplois du temps en tenant compte des contraintes pédagogiques, des disponibilités des formateurs et des besoins des apprenants
– Gestion des ajustements en cours d’année (remplacements, imprévus, etc.)
– Suivi des dossiers administratifs des stagiaires
– Constitution des documents liés à l’inscription aux examens et aux aménagements
– Vérification et transmission des dossiers auprès des institutions compétentes (Académie, rectorat, région grand EST, etc.)
– Accompagnement des stagiaires dans leurs démarches administratives (certifications, équivalences, attestations)
– Suivre les alternants sans entreprise et les ruptures
– Contrôler les effectifs, la mise à jour des informations saisies dans les logiciels et des délais de prise en charge
– Collaboration étroite avec la secrétaire du centre de formation pour assurer une bonne gestion administrative
– Communication régulière avec le directeur pour le suivi des projets (ex : sorties pédagogique.) et témoignage des professionnels
– Liaison avec les certificateurs, les organismes partenaires liés par conventions, entreprises accueillant les stagiaires et structures administratives extérieures
– Veille et application des exigences réglementaires liées à la formation professionnelle, à l’apprentissage et aux examens (textes officiels, circulaires)
– Suivi des indicateurs d’audits administratifs ou pédagogiques
Savoir-être
– Être polyvalent(e) et proactif(ve)
– Avoir un esprit d’analyse et une capacité à résoudre les difficultés
– Avoir une adaptabilité et une réactivité face aux imprévus
– Être discret(e) et savoir respecter la confidentialité
– Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (Directeur, Formateurs, Entreprises, Institutions .)

3) Profil :
– Formation minimale souhaitée : Bac+2 (gestion, administration, RH ou autres domaines pertinents)
– Expérience minimale souhaitée : 12 mois dans un poste similaire ou dans le domaine de la formation en alternance
– Compétences organisationnelles solides : rigueurs, sens des priorités et gestion des délais

4) Type de contrat/horaires :
– Contrat à durée indéterminée à temps complet
– 35 heures par semaine modulées

5) Rémunération :
– Statut : employé(e)
– Salaire mensuel : selon l’expérience du candidat(e) et la grille salariale de la Convention Collective applicable

6) Avantages :
– Avantages en nature (repas du midi à la restauration)
– 6 semaines de congés payés ; soit 36 jours (jours ouvrables)
– 2 à 3 semaines de jours à zéro