Secrétaire comptable (H/F)

***Possibilité de 126h et 217h dans d’autres établissements.***
Gestion administrative et financière
– Assurer le suivi administratif des élèves : dossiers d’inscription, registre matricule élèves, certificats de scolarité
et de radiation, diverses factures et attestations pour les familles.
– Transmettre aux familles et intervenants les courriers et invitations (circulaires, ESS, équipe éducative…)
– Assurer un suivi de l’ensemble des dossiers du secrétariat : veille et échéancier.
– Utilisation du logiciel Charlemagne /Ecole directe/ Agate
– Accueille et prend en charge les visiteurs et/ou les appels téléphoniques.
– Ecoute les demandes des interlocuteurs, les analyse et y répond de manière courtoise.
– Tient l’agenda du chef d’établissement.
– Saisit, rédige, conçoit, met en forme et modifie tous les documents à l’aide des outils informatiques (word,
excel.) dans le respect des normes de présentation, rédaction et mise en page.
– Assure le suivi administratif éventuel des visites (journal des appels, journal des visites.).
– Se charge des relations courantes avec les familles (Courriers courants / Appels téléphoniques / SMS.), liés
aux absences ou retards des élèves. et enregistrement sur EcoleDirecte des absences et motifs.
– Assure la facturation aux familles – Encaissements (Scolarité / Restauration / Garderie/Sorties.).
– Effectue l’enregistrement comptable des factures et le paiement des fournisseurs pour l’ensemble du groupe
scolaire.
– Effectue le suivi des règlements et relance.
– Enregistrement de la comptabilité générale.
– Etablit la refacturation du poste ASH, FLS (déplacement, frais pédagogique, AG2R Prévoyance) en fonction de
la clé de répartition.
– Enregistre les refacturations.
– Pointe les comptes.
– Prépare les règlements.
– Vérifie les factures.
– Prépare et recueille tous les éléments nécessaires au calcul de paie et les transmet, après validation par le chef d’établissement, au service « paie » de l’UDOGEC.
– Envoi d’éléments pour subvention, mairie, ASP et suivi du retour des subventions.- S’assurer de la diffusion des PAI à l’ensemble des personnes concernées, assurer l’élaboration d’un classeur.
– Commande les repas et régularise par mail au fournisseur de façon quotidienne.
– Scanne les cartes de passages de l’ensemble des élèves.
MISSIONS PARTICULIERES
Restauration et surveillance
– Assure la surveillance de cours et aide le personnel de restauration sur le temps du midi.
– Assure le déplacement des élèves par classes pour le self pour les 2 services.
– Assure le pointage et la surveillance de la garderie.