Secrétaire de direction

Résumé du poste :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistanat et logistique dans le respect des techniques, des règles et des procédures, en lien avec la responsable de la cellule secrétariat et le responsable du Département :

Présentation de la direction / structure d’accueil :

Qu’est-ce la DGDAJ ?La direction générale déléguée aux affaires juridiques assure la sécurité juridique des activités d’Université Paris Cité.Quelles sont ses missions ? La DGDAJ assume les missions habituelles d’une direction juridique : contentieux et précontentieux, conseil, rédaction et validation juridique des conventions hors recherche, statuts et règlements et pilotage des processus électoraux. Au niveau institutionnel, la DGDAJ assure également le secrétariat des instances centrales et disciplinaires de l’établissement.Disposant d’un pôle dédié comprenant le service du Délégué à la protection des données, le Département des archives et la PRADA, la direction veille à la sécurisation des documents et données. Engagée dans la démarche qualité de l’établissement, la DGDAJ appuie son projet de direction sur un collectif de travail solidaire. Enfin, elle valorise les complémentarités des profils de ses agents par des projets transversaux innovants au service de l’établissement. Régime de travailLa DGDAJ autorise jusqu’à deux jours de télétravail par semaine et applique un dispositif d’aménagement du temps de travail sur quinze jours. Les agents d’Université Paris Cité disposent de 50 jours de congés pour une quotité de travail de 100%.Environnement de travail La DGDAJ c’est une équipe de 25 agents en effectif cible, dont 14 juristes.Localisée au pied du métro Odéon, au cœur du Quartier Latin, dans un bâtiment classé aux Monuments historiques, la direction est au plus proche de la présidence et de la direction de l’université. Les personnels d’Université de Paris Cité bénéficient de l’accès aux services de restauration du CROUS Mabillon, aux abords immédiats du marché Saint-Germain, ainsi qu’aux infrastructures sportives de l’établissement sur l’ensemble de ses campus. Le plan de formation d’Université Paris Cité, très fourni, est un outil performant au service des personnels ; pour mettre leurs compétences en adéquation avec leurs missions, mais aussi ouvrir leurs perspectives d’évolution de carrière à plus long terme.L’université met en place une politique culturelle forte avec une sélection de spectacles à tarifs réduits, des tickets de cinéma, etc.

Descriptif des activités :

-Assurer en collaboration avec les autres agents du Département ressources et transversalité administrative les fonctions de secrétariat de la direction (suivi du courrier, des parapheurs régulation de l’alias « direction juridique », mise en ligne des arrêtés, suivi des conventions) ;-Suivi des besoins logistiques (déménagements, travaux) ;-Suivi des besoins informatiques de la direction (ordinateurs, progiciels, interventions) ;-Secrétariat de la PRADA et de la DPO ;-Traitement d’archives.

Conditions particulières d’exercice :

Néant

Savoir-faire – Compétences opérationnelles :

-Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe -Savoir respecter des délais -Savoir hiérarchiser et traiter l’information-Communiquer et faire preuve de pédagogie -Mettre en œuvre des procédures et des règles -Travailler en équipe -Rédiger des comptes-rendus et des documents-Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence-Mettre en œuvre des procédures

Savoir-être – Compétences comportementales :

-Polyvalence-Capacité d’écoute -Rigueur / Fiabilité -Sens de la confidentialité-Savoir rendre compte -Réactivité-Aisance à l’oral