CDD

SECRETAIRE DE DIRECTION DANS LE DOMAINE DE LA RECHERCHE

Publié il y a 6 jours par CHU de Montpellier
Paulhan, Languedoc-Roussillon
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Description du poste

Description du poste et des missions

ACTVITES PRINICPALES 

Organisation des réunions

Toutes réunions en lien avec l’agenda des deux Directrices et les réunions suivantes : -Staff DRI réunion de service PRI, la Minute PRI, réunions individuelles, points hebdomadaires

Tâches :

  • Définition de la date, Envoi des ordres du jour,
  • Organisation des réunions préalables pour certaines ;
  • Mise en forme du relevé de conclusions et Diffusion du relevé des conclusions
  • -Instances de gouvernance du CHU (STAFF avec la DG, point hebdo avec la DG, Conseil de Surveillance ; directoire ; CME ;CODIR…) : transmission des documents; suivi de points éventuels.

    -Réunions internes : MUSE, CA de l’UM, CNCR, GCS Montpellier- Nîmes, Pôle universitaire d’Innovation, Eurobiomed, SATT …

    Gestion du courrier

    – Courrier arrivé : Ouverture, tri et enregistrement du courrier SPGED

    – Courrier départ :

  • Gestion du circuit des parapheurs entre les secteurs et la Direction
  • Demande de coursiers extérieurs (FEDEX) et de coursiers internes
  • Gestion des déplacements

     -Réservation des billets de train/ avion pour tous les agents de la DRI + tout groupe (au moins deux personnes) se déplaçant sur une UIC recherche,

    – Préparation des ordres de mission de la directrice et des membres du Staff

    – Envoi à la DRH des frais de déplacement de la Directrice et des cadres du staff

    – Envoi des ordres de mission signés par mail à la DRH après réservation de billets

    Gestion du temps de travail

    – Assistance de la directrice dans le suivi du temps de travail des cadres

    – Tableau des suivis des congés des cadres

    Autres tâches

    – Gestion téléphonique et orientation des interlocuteurs

    – Préparation dossiers de la Directrice

    -Archivage des dossiers de la Directrice

    – Gestion des clés (doubles au secrétariat / demande de nouvelles clés)

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