CDI

Secrétaire de Direction H/F

Publié il y a 1 semaine par CHU LIMOGES
Limoges, Aquitaine-Limousin-Poitou-Charentes
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Description du poste

Société

Le CHU de Limoges a été créé en 1974 et a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU de Limoges recrute un.e Secrétaire de direction DRH et Coordination Générale des Soins H/F

Mission

Mission principale :

Organiser pour un responsable hiérarchique et pour l’équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers pour la Coordination Générale des Soins et la Direction des Ressources Humaines.

– Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation

– Réception et traitement des appels téléphoniques : filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…

– Gestion des fournitures (contrôle du stock, recensement des besoins de l’ensemble de la direction, commande, réception et distribution)

– Gestion du courrier entrant : réception, distribution et ouverture

– Gestion de l’agenda : prise des rendez-vous, tenue des agendas, préparation de réunions et déplacements…

– Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers

– Mise à jour des listes de diffusion (10 listes de publipostages, 5 listes Outlook, l’ensemble de la DRH sur Hermès)

– Archivage – Classement

 

Missions spécifiques (en complément de la mission principale) :

I – Au titre de la Coordination Générale des Soins :

– Gestion de la Commission des Soins Infirmiers, de Rééducation et Médico-Techniques (organisation, prise de note, réalisation et suivi des travaux)

II – Au titre de la Direction des Ressources Humaines :

– Suivi des courriers transmis par la Direction Générale : réception et diffusion auprès des services, suivi de la réponse et transmission de la réponse, archivage

– Suivi des courriers internes à la DRH, 

– Gestion des réunions des groupes de travail en lien avec les Instances (planification, convocations)

– Rédaction de compte-rendu d’entretien / réunion.

Profil

Formations – Qualifications (Savoir) :

– Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint

– Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente

– Travailler en équipe

– S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés

– Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations

 

Connaissances particulières (Savoir-faire) :

– Assurer un accueil de qualité

– Effectuer des transmissions efficaces

– Identifier un problème et savoir en rendre compte

– Prendre des initiatives adaptées

 

Expériences professionnelles (Savoir-faire) :

Expériences en tant que secrétaire administrative ou de direction

 

Qualités professionnelles (Savoir-être) :

– Aptitudes relationnelles

– Curiosité intellectuelle

– Disponibilité

– Adaptabilité

– Respect de la confidentialité,

– Discrétion,

– Capacité rédactionnelle

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