Secrétaire de Direction H/F – Direction Générale HMV (H/F)
Description du poste
Le Centre Hospitalier Intercommunal de Saint-Dié-des-Vosges, forme avec les Hôpitaux de Moyenmoutier, de Fraize, Gérardmer, Foucharupt et l’EHPAD les Charmes les Hôpitaux du Massif des Vosges (HMV) depuis le 1er janvier 2022, créant ainsi un cadre commun à l ensemble de leurs activités médicales, chirurgicales, obstétricales, ainsi que l ensemble de leurs activités d accueil et de prise en charge médico-sociales.
MISSIONS
Suppléante à l’assistante de direction des HMV, la secrétaire traite et assure l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de direction.
Elle organise la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au suivi des dossiers, organise la gestion logistique des réunions, des déplacements et des rendez-vous.
CONDITIONS D’EXERCICE
Du Lundi au Vendredi 08h30 à 12h00 et de 13h00 à 17h00
– Poste à 100 % – 37,30 heures par semaine
– 15 RTT
MISSIONS SPECIFIQUES
– Accueil des rendez-vous
– Recevoir et trier les appels, les transférer si nécessaire
– Transférer les mails de la Direction et parfois rédiger les réponses
– Etablir l’agenda du directeur et lui faire parvenir des rappels
– Préparer les déplacements
– Gestion du courrier
– Organisation réunions diverses
– Participation réunions, prise de notes et rédaction des comptes-rendus
– Rédaction et mise en forme des courriers, notes, rapports et documents de façon autonome,
– Diffuser les notes de service et des notes d’information
– Adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
QUALITES REQUISES
– Rigueur, discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité
– Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
et les procédures de l’établissement
– Maitrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, PowerPoint
– Esprit d’équipe
– Sens des priorités
– Orthographe irréprochable –
Méthode de classement et d’archivage
Planning du personnel
Assurer un accueil téléphonique
Archiver des dossiers et documents de référence
