CDD

SECRETAIRE DE LA DIRECTRICE F/H

Publié il y a 5 jours par Civils de la Défense
Arcueil, Île-de-France
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Description du poste

Descriptif

des missions

 Au sein de la direction de Défense mobilité, le chef de secrétariat a pour fonction d’organiser toute l’activité de l’équipe du secrétariat (1 agent civil + apprenti(s) et de mener toutes les missions de secrétariat. 

Vos missions et attendus pour le poste :

  • Enregistrer et classer le courrier ;
  • Gérer les communications de la directrice et du directeur-adjoint et mettre à jour leur agenda ; 
  • Vérifier la conformité des documents (charte graphique, formule d’usages, assurer la reprographie des documents, préparer les enregistrements) ;
  • Contribuer à l’accessibilité et à la circulation de l’information au sein de DM (messageries fonctionnelles) ;
  • Faire la demande des ordres de mission pour la directrice et le directeur-adjoint, les états de frais, les demandes sillage (Déjeuner, réservation de salle) ;
  • Rédaction de fiches à l’intention de la Directrice (déplacements, visites, rendez-vous…) ;
  • Suivre le planning de congés du personnel de la direction ;
  • Gérer un budget (fournitures et cartes achat).

Les missions annexes :

  • Gérer le planning des salles de réunion et préparer les salles ;
  • Établir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau, répartir les commandes au sein de la Direction ; 
  • Préparer, organiser des représentations, déjeuners, dîners… Accompagner des personnalités ;
  • Proposer un mode d’organisation et de gestion ;
  • Bureautique, internet, intradef ;
  • Correspondant de la direction et soutien aux agents au logiciel Arcade Elise (logiciel courrier).

Profil recherché

 Vous êtes au moins titulaire d’un BAC  à BAC +2  en secrétariat, assistante manager avec une expérience significative dans l’assistanat de direction notamment de hautes autorités.

Vous : 

  • Savez synthétiser des informations ;
  • Avez le sens des relations humaines ;
  • Maitrisez les techniques de secrétariat ;
  • Maîtrisez la correspondance administrative ;
  • Maitrisez les outils informatique (word, excel, power point, outlook)
  • Êtes organisé et méthodique ;
  • Êtes rigoureux ;
  • Savez travailler en équipe.

Le titulaire aura l’entière responsabilité des dossiers qui lui seront confiés. Les travaux requièrent
polyvalence, sens des initiatives, disponibilité, aisance relationnelle, capacité à analyser, synthétiser, et rédiger.
Confidentialité indispensable.
Poste de catégorie B

Process de recrutement

  • Si votre candidature est présélectionnée, vous serez contacté(e) par téléphone pour apprécier vos attentes et motivations.
  • Si vous êtes sélectionné(e) après cette première étape, vous serez reçu(e) en entretien par l’employeur et éventuellement le service des ressources humaines.
  • Vous serez à l’issue de cet entretien informé(e) par l’employeur des suites données à votre candidature.
Il y a 5 jours
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