Secrétaire du bâtiment (H/F)

Intitulé du poste
Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) BTP
Missions principales
Accueil téléphonique & relation clients / promoteurs
– Réception et émission d’appels (clients, promoteurs, maîtres d’ouvrage, fournisseurs, etc.).
– Relance des clients et promoteurs pour les projets qui sortent (à partir notamment des informations issues de notre outil type Vector Plus).
– Prise de messages, transmission des informations et suivi des retours.
Gestion des mails & secrétariat courant
– Traitement, tri et réponse aux mails.
– Rédaction de courriers simples, notes et tableaux récapitulatifs.
– Classement, archivage et mise à jour des dossiers clients et chantiers.
Suivi administratif des chantiers BTP
– Création et mise à jour des dossiers chantiers.
– Suivi des documents administratifs : assurances, attestations, sous-traitants, etc.
– Mise à jour des informations nécessaires pour la préparation des métrés et dossiers.
Plans
– Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment.
– Savoir se repérer sur les plans (niveaux, logements, pièces, surfaces, repères).
– Maîtriser la lecture des plans pour faciliter les métrés et les échanges avec les équipes travaux.
Appels d’offres & plateformes dématérialisées
– Utilisation des plateformes d’appels d’offres.
– Recherche et téléchargement des marchés / DCE correspondant à notre activité.
– Préparation des dossiers administratifs de réponse (pièces à signer, attestations, documents demandés).
– Dépôt et envoi des réponses sur les plateformes.
– La rédaction des mémoires techniques n’est pas obligatoire, mais une expérience sur ce point serait un plus apprécié.
Facturation & situations de travaux
– Préparation des situations de travaux en lien avec la direction.
– Saisie et édition des factures sur logiciel.
– Envoi des situations et des factures, suivi des validations et relances si besoin.
Missions complémentaires possibles selon le profil
– Suivi de quelques éléments administratifs RH simples : pointages transmis, visites médicales, congés, etc.
– Gestion des fournitures de bureau et des petites commandes administratives.
– Prise de rendez-vous et organisation basique de planning (réunions, rendez-vous clients, visites de chantier).
Profil recherché
– Expérience confirmée en secrétariat dans le BTP, avec une expérience significative (idéalement 10 à 15 ans).
– Maîtrise des tâches de secrétariat classique : téléphone, mails, rédaction de courriers, classement, archivage.
– Capacité à lire et comprendre les plans de bâtiment et à s’y repérer facilement.
– Bonne connaissance du fonctionnement des chantiers et des intervenants (promoteurs, MOE, MOA, sous-traitants.).
– Pratique des plateformes d’appels d’offres (téléchargement des DCE, dépôt des dossiers).
– Aisance avec l’outil informatique : Pack Office, logiciels de gestion/facturation, outils en ligne.
– Qualités personnelles : très bon relationnel téléphonique, polyvalence, organisation, autonomie, rigueur, sens des priorités et discrétion.
–