SECRETAIRE ENFANCE

Vos missions

– assurer un suivi administratif de 1er niveau : traitement du courrier du service enfance : enregistrer les courriers, trier, distribuer, assurer la reprographie, assurer la mise sous pli, assurer les envois ; traitement des parapheurs : centraliser les actes à mettre en parapheurs, faire les enregistrements, gérer le retour des parapheurs et assurer leur ventilation ; assurer la saisie de documents et/ou de données : assurer la dactylographie des rapports, courriers des travailleurs sociaux ; faire de la recherche d’informations relatives aux dossiers traités ; assurer le suivi de documents : vérifier les factures, les prises en charge établissements, les aides financières,
– gérer les plannings et les agendas de l’équipe enfance (travailleurs sociaux enfance) : tenir un ou des agenda(s) ; fixer un rendez-vous ; assurer le suivi des absences, des déplacements professionnels, des congés,
– classer et archiver : ranger les documents selon un ordre déterminé ; respecter les procédures d’archivages (délais de conservation, bordereaux de versement et ou de destruction),
– assurer un suivi logistique de 1er niveau : organiser des réunions et séances de travail ; en assurer la logistique ; assurer des réservations (salle, matériel, voitures) ; gérer l’approvisionnement en fournitures,
– accueillir (accueil MDML, accueil mission enfance) : assurer l’accueil physique, individuel ou de groupes ; assurer l’accueil téléphonique des usagers,
– renseigner, orienter, diriger : apporter des renseignements sur le contenu des prestations fournies ; participer à des événements institutionnels et/ou de communication; diffuser ou contribuer à la diffusion d’informations ou de documents de présentation (alimenter les présentoirs d’information et de communication, assurer l’affichage).

Vos connaissances et compétences

– capacité à s’adapter à son public,
– capacité à utiliser des logiciels bureautiques, internet, intranet, messagerie,
– capacité à gérer des conflits,
– capacité à traiter des informations,
– capacité d’organisation,
– capacité rédactionnelle,
– connaître/avoir la capacité de mettre en pratique la théorie, la réglementation, les techniques, les procédures en matière de : syntaxe et orthographe, dactylographie… ; aide sociale à l’enfance…
– capacité à utiliser des logiciels métiers : IODAS.

Vos aptitudes et qualités

– capacité d’adaptation au changement,
– capacité de travail en équipe,
– rigueur,
– sens de l’écoute ,
– esprit d’initiative,
– discrétion professionnelle.