SECRETAIRE MEDICAL BILINGUE CONSULTATIONS RYTHMOLOGIE ELECTROPHYSIOLOGIE – H/F

Description entreprise :

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l’Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu’à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l’EHPAD Les jardins de l’alouette ainsi que l’EHPAD de Lormont.

Description du poste :

Secrétariat situé au 2éme étage du batiment de cardiologie composé de 4 professionnelles

Travail en binôme assurant une continuité de l’activité

Administratif

• Gestion de la comptabilité de l’association STIMUPRAT
• Relation avec les services administratifs de l’hôpital (économique, affaires médicales…)

Universitaire:

• Organisation du DIU de rythmologie et stimulation cardiaque en tant que centre d’examen pour l’inter-région Bordeaux-Toulouse- Limoges
• Etude des candidatures à soumettre au Professeur JAIS via Apoflux gestionnaire et en partenariat avec l’université
• Validation des inscriptions via Apoflux enseignant
• Suivi des inscriptions et du présentiel 
• Anonymisation des copies
• Réservation de salle
• Mise en page des copies d’épreuves,
• Envoi des copies pour correction,
• Transmission des résultats : résultats répertoriés dans le tableau et à transmettre à l’université
• Réservation des salles pour les thèses

Médical:

 Gestion des patients étrangers

• Etude des dossiers patients, recueil des informations médicales en vue de leur prise en charge spécifique
• Demande de devis
• Programmation de leur hospitalisation (programmation examens : TDM, IRM, ETT)
• Envoi des convocations,
• Vérification du paiement des patients auprès de la trésorerie du CHU
• Rédaction compte-rendu opératoire et compte-rendu d’hospitalisation anglais – français,
• Déclarations des honoraires à la Direction Générale,
• Prise de contact avec les assurances des patients ou Ambassade/Consulat

 Gestion du secteur public

• Réception des appels de la centrale et appels extérieurs
• Réception des appels et traitement des e-mails, traitement des fax (demande de prise en charge du patient) : à tour de rôle avec mes deux collègues des consultations
• Elaboration d’un tableau EXCEL où sont tracées les demandes patients afin d’assurer un suivi de leurs demandes (en partage d’information avec les autres secrétaires du service des consultations)
• Gestion des courriers des médecins, des appels patients,
• Edition des listes des consultations
• Saisie compte rendus examens (post-consultation) 
• Saisie de courriers de consultations du Professeur JAIS

Divers:

• Echanges  avec les laboratoires pharmaceutiques et diverses sociétés qui travaillent en collaboration avec le Professeur JAIS
• Réservations de salles

contact : Céline HERVE Coordinatrice des secrétariats médicaux 05 57 65 62 14

Profil recherché :

Assistante de direction bilingue (anglais niveau C1 – C2)

Secrétaire médicale bilingue (anglais C1 – C2)

Très bon niveau d’orthographe exigé

TECHNIQUES

-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, DxCare, DxPlanning, Excel, IMS à la demande…)

– Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences

-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.

-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

– Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

ORGANISATIONNELLES

-Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences

-Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle

– Utiliser les moyens mis à disposition pour s’informer et connaitre le fonctionnement du service/de l’unité/de l’établissement

-S’investir dans les projets du service/de l’unité/de l’établissement

-Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)

RELATIONNELLES

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

-Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et être l’interface entre les patients, les équipes et le corps médical

-S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

-Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau

-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel